驻外办事处工作总结

驻外办事处工作总结

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　　驻外办事处管理办法

　　一、总则

　　为规范公司商务工作，进一步完善内部管理，有效提升工作效率，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适于公司驻处办事处各职员。

　　三、分公司/办事处管理：

　　3.1设置原则：分公司或办事处的设置前提，一般确定为公司目前业务重心或今后一段时间内业务发展重要目标地。

　　3.2选址租房：根据公司目前实际，原则上不设专用门店并做全国统一的规范性设计，应选取交通便利，且方便业务开拓及售后服务的区域，如车站、市公安局或司法部门等附近的住宅小区单元房，以简装修为主，方便于日常办公和食宿共用，以年租形式合同签定。

　　3.3人员配置：一般由区域经理1人，业务员1-2人（有一定的当地人脉资源或本行业渠道）即可，售后人员在业务大区管理上原则上应配置1人，但根据实际情况也可简省，由公司本部临时派遣，以不影响客户产品能够在响应时间内及时得到维修为前提。

　　3.4驻外部门职责：

　　3.4.1负责当地市场招投标业务工作，并开拓新的业务渠道、开发客户资源。 3.4.2负责老客户的业务管理及维护，产品售前、售中和售后服务相关的各项事宜。 3.4.3负责企业和产品形象维护，在当地进一步扩大行业内的市场影响力或区域优势。 3.4.4根据合同规定，配合财务做好投标保证金、合同预付款和应付款等资金回笼、开立票据等事宜。

　　3.4.5负责日常考勤、工作纪律、差旅安排、办公资产管理等事务。

　　3.4.6负责分公司或办事处各项办公费用的成本管控，每月配合财务做好审查、核对等事宜。

　　3.4.7建立本区域内“客户档案表”，明确“客户名称、地址、联系人、联络电话、乘车路线、枪柜数量、弹柜数量、枪弹一体柜数量、验收日期、质保年限”；同时建立对应的`“售后维修记录”，明确“客户名称、报修人、联络电话、报修日期、报修内容、接单维修人、维修日期、维修工时、更换配件、客户验收人”等内容，详见附表二“客户档案表”和附表三“售后维修记录表”。

　　3.4.8每月要分析问题，总结经验，拟订计划，布置任务，由分公司或办事处经理负责编写部门月度工作总结及下月计划，上报公司总经理审核、批示（次月3号前）。 3.4.9每周内部召开工作例会，隶属公司的全职人员需上报个人周工作总结及下周计划，详见:附表一“周工作总结和计划”。

　　3.4.10遵守公司规定的各项管理制度要求，以及本部门内部各项管理规定。 3.4.11总经理交办或商务部下达的各项临时性任务。

　　3.5驻外主管岗位职责：

　　1) 负责驻外人员考勤、工作纪律等行政管理事宜，考勤记录次月初要上报人力部汇总。 2) 驻外办必要的各项费用成本管控，按公司规定时间及时报送财务审核。 3) 责任区域内的招/投标业务。

　　4) 驻外责任区域内项目需现场购标、投标、述标、谈判及合同代签等业务。

　　5) 接收并查验公司产品货运物流到达后的防护状况，核对数量并签收；需退换回公司的

　　产品及时安排货运，并通知公司查收或重新发货。

　　6) 在项目施工或安装完成后，要及时协调客户按合同验收产品或项目，并签字确认。 7) 负责协调和跟催客户按合同要求及时支付货款、开具票据等。 8) 负责区域内的新客户开发、老客户关系维护等公关事务。

　　9) 对项目施工、产品安装过程及结果的质量情况予以监督，对公司临时性外派人员的工

　　作纪律予以监查并汇报。

　　10) 主动征询客户使用情况，对客户提出的各种意见或建议要及时回复。

　　11) 协助技术人员对客户做好培训工作；协助售后服务人员及时解决客户投诉问题。 12) 打探业务讯息，收集分析各竞争对手资料和行业内产品、价格、技术等重要信息，

　　定期整理汇报，以便于领导决策、修订业务计划或拟订针对性策略。 13) 每周上报驻外办工作总结及下周计划，详见:附表一“周工作总结和计划”。 14) 公司商务部交办的其它需配合落实的临时性工作任务。 15) 总经理临时交办的特殊事宜。

　　四、附件：

　　4.1附表一“客户档案表”

　　4.2附表二“售后维修记录表”

　　附表一“客户档案表”

　　浙江XX科技有限公司

　　客户档案表

　　经理： 编制：

　　附表二“售后维修记录表”

　　浙江XX科技有限公司

　　售后维修记录表

　　主管/审核：维修员/记录：