学校档案室管理制度

学校档案室管理制度

　　在当今社会生活中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度具有合理性和合法性分配功能。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编帮大家整理的学校档案室管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

学校档案室管理制度1

　　为了进一步加强档案的安全保管工作,制定档案管理制度如下:

　　1.严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责;

　　2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度,履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅,必须审查审批权限是否符合规定的'要求;

　　3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假,出具假证;

　　4.档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统;

　　5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作,发现问题,及时处理;

　　6.借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料,不得转借他人,不得带入公共场所;

　　7.非档案管理人员,未经允许不得进入档案室。

学校档案室管理制度2

　　一、档案保管制度

　　1、档案实行专人管理。严格保管档案室门、柜钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案室门、柜。

　　2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

　　3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。

　　4、档案柜进行统一编号,自门口开始从左至右,自上而下编号,并插上查找案卷指引卡。

　　5、维护档案安全,每个橱柜必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。

　　6、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。

　　二、档案保密制度

　　1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。

　　2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

　　4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将文件和档案带回家中和公共场所查阅。

　　三、档案管理员的主要任务

　　1、负责学校文书、教学、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、统计、利用工作。

　　文书档案:是指上级文件及学校在实际工作中形成的文件材料。

　　教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

　　教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

　　后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

　　2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

　　3、学校综合档案的归档时间:文书、档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案在工作结束后立卷归档。

　　4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

　　5、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚,纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。

　　6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。封面要用正楷字填写,字迹要工整清洁。

　　7、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。

　　四、档案借阅制度

　　1、外单位查、借档案,必须持单位介绍信,审明查档案原因,经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

　　2、本单位人员查阅涉入本单位的有关档案,须经领导批准后方可查阅。

　　3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。

　　4、查借档案者要爱护档案,不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

　　5、查阅档案一律在本单位内查阅,原件一般不得借出,如特殊情况需外借者,须经领导批准,限三天内归还,并办理借阅登记手续。

　　6、档案归还时,档案工作人员应清点无误后签收,发现问题要查明原因,报领导处理。

　　五、档案立卷归档制度

　　1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

　　2、必须按本部门立卷归档分类方案,将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整,由档案人员和各室分别立卷。

　　3、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度――机构――问题”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。

　　4、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,标量确切简明,保管期限划分准确,案卷装订整齐美观。

　　5、文书档案在第二年九月底前立卷归档,其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室,其它门类档案的`移交按有关规定执行。

　　6、各处室归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查,及时登记,编目上架。

　　7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

　　六、档案统计制度

　　1、建立、健全科学的档案统计工作,准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

　　2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。

　　3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。

　　4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。

　　5、逐步实现统计工作完整性,统计分类标准化,统计基础工作规范化。

　　七、档案室管理组织机构

　　组长:xx

　　组员:xx

　　管理员:xx

学校档案室管理制度3

　　一、档案室应以科学、坚固、安全为基本条件，标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%，应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫等设施。

　　二、库房的'档案柜、架按要求进行排放，对接收来的档案要进行分类、登记、统计和必要的加工整理。

　　三、档案室应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要要逐步设置计算机、复印机、照相机等现代化管理设备。

　　四、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。

　　五、档案室工作人员调、换工作时应有严格的交接手续。

　　六、非工作人员不得擅自进入档案室，节假日加强保卫工作。

　　七、档案保管工作，必须认真严格地按照各项规章制度办事，不得徇私舞弊，玩忽职守。

学校档案室管理制度4

　　一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的`管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

　　二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

　　三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

　　四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。

　　五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

　　六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

学校档案室管理制度5

　　一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

　　五、不归档的.重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

　　六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

学校档案室管理制度6

　　档案员岗位职责

　　一、档案室工作人员归口办公室管理,须遵守作息时间,按时上下班。

　　二、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸。

　　三、严禁在档案室内外存放易燃易爆物品。

　　四、经常检查档案室的照明等用电设备,发现问题及时报告处理。

　　五、经常检查门、窗和门锁,以确保档案室安全。

　　六、保持档案室的清洁卫生,装具案卷等排列整齐。

　　七、档案室内必须做到:防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防有害气体。

　　八、对防火设备要经常检查,做到有备无患。

　　九、严格遵守保密制度,做好档案安全保密工作。

　　十、健全档案管理制度。

　　档案借阅制度

　　一、档案室管理的档案,主要提供上级主管部门和本局相关人员使用,科、室、校、人员借阅档案时必须办理登记手续方可借阅。

　　二、机密档案借阅,需经主管领导批准,就地查阅,不得带出档案室。

　　三、借阅档案资料人员负责保管、保密、爱护所借档案,不得拆卷涂改、叠页和勾画、污损档案整洁,发现遗失及时报告,并追查处理。

　　四、未经批准的档案,不得随意抄录,拍照原文。

　　五、所借阅的.档案,不得任意转借他人,如需要转时,必须到档案室办理手续。

　　六、借阅人员所还回的档案,档案管理员必须检查是否齐全。

　　七、档案资料借阅最长时间不得超过一个月,如要延长,可按规定办理手续。

　　八、负责借阅人员如有调动工作时,在离职前必须将所有案卷归还档案室。

学校档案室管理制度7

　　l、档案室是机要重地,非档案管理人员严禁入内。

　　2、档案库房必须坚固,采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施,并经常检查各项措施是否有效。

　　3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号,分别上架入柜,柜架排列科学、合理。

　　4、库房内严禁存放与保存档案无关的`非档案物品。

　　5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。

　　6、库房内置放温、湿度检测设置,定期检查、记录、分析,库内温度应经常保持在l4—24摄氏度,相对湿度保持在45%-60%。

　　7、档案管理人员定期检查档案保管情况,做好记录,发现破损和字迹模糊及时修补、复制。

　　8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。

学校档案室管理制度8

　　1、档案室是学校资料库,属机密部位,由办公室主任负责管理。

　　2、非工作人员未经批准,不得随便进入室内。

　　3、各类资料进入档案室,严格执行登记制度、借还制度,机密资料严防丢失、严防泄密事件的`发生。

　　4、档案室随时保持通风,做好防潮、防霉、防虫蛀工作。

　　5、严禁在室内抽烟。

　　6、定期检查电线、灭火器,发现隐患及时处理和报告,防止出现事故。

　　7、随时检查门窗是否完好,保管人员离开时必须关窗锁门,节假日加强看护,确保防盗安全。

学校档案室管理制度9

　　校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度:

　　一、档案的收集

　　要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

　　1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

　　2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。

　　3、一式二份，正本放教育员会，副本存学校。

　　4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育员会。

　　二、校舍档案管理

　　1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。

　　2、严格遵守档案整理工作原则。最限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。

　　3、档案整理要充分利用原有的'基础。

　　4、档案的整理必须便于保管和利用。

　　三、档案的保管

　　按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

　　四、档案的移交

　　交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。

　　五、查阅和借阅

　　1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

　　2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。

　　3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。

　　4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。

　　六、档案保密

　　档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。

　　七、清销

　　1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

　　2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。

　　3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

　　4、学校档案室管理制度

　　1、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。

　　2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。

　　3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架入柜，柜架排列科学、合理。

　　4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。

　　5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。

　　6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库内温度应经常保持在1424摄氏度，相对湿度保持在45%-60%。

　　7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊及时修补、复制。

　　8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。

学校档案室管理制度10

　　一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的'重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，()须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

　　四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

　　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。