信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策研究论文

信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策研究论文

　　一、前言

　　产品档案就是企业在产品研发、设计、工艺、生产、安装调试以及更新改造过程中产生、积累的，并向企业档案部门归档保存的原始记录材料。产品档案是企业档案中特有的一个门类，是企业中最重要、需要投入精力最多的档案门类，产品档案管理工作是企业档案部门的重要任务。

　　产品档案文件材料的收集归档是产品档案管理工作的首要环节，也是最重要的环节之一。多年来，集团公司在产品档案管理业务中形成了规范、明确、高效的管理机制，积累了丰富的管理经验，使我公司的产品档案成为数量最多、管理最规范、利用最广泛的一个门类。

　　进入新世纪以后，特别是随着档案信息化建设进程的不断加快，我们的产品档案管理工作特别是归档文件材料的接收工作面临着许多新的挑战，产生了许多新的问题，需要我们去调查研究，提出新的对策措施。

　　笔者自从进入档案行业起，就一直从事产品档案管理工作，至今已经有26年的工作经历。根据自己多年在产品档案管理工作中积累的经验和教训，在对信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战进行广泛调查研究、深入分析思考的基础上，提出了解决问题的对策措施。

　　二、信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战

　　在我公司传统的产品档案管理工作中，将产品档案归档文件材料分为三个部分。在产品研发过程中形成的归档文件材料称为前期文件，由从事新产品研究、开发及市场营销的部门负责，在产品设计定型后移交归档；在产品设计、工艺和生产制造中形成的归档文件材料是产品档案的主体，由设计、工艺和质量管理部门在文件设计完工后及时移交归档；在产品安装调试、使用过程和更新改造过程中形成的归档文件材料称为后期文件，由安装服务部门在产品投入使用或改造完成后三个月内移交归档。直到企业信息化广泛推行之前，我公司的产品档案接收工作一直都是按照这样的规范实施的。

　　上世纪90年代末期，我公司全面推广CAD技术，产品设计、工艺图纸资料全部采用CAD方式制作，电子版本的.使用范围越来越宽。由于各种原因，图纸资料的运行与产品档案文件材料的归档仍继续采用纸质版本方式进行。但是，随着企业信息化建设的快速推进，特别是企业OA办公自动化系统投入运行，“无纸化办公”理念的逐步推广，产品档案的管理特别是接收工作面临着前所未有的新挑战。特别是产品档案前期文件、后期文件的接收归档工作受到了根本性的冲击。概括地讲，产品档案的接收归档工作主要在三个方面发生了重要的变化。

　　1.档案接收途径发生的变化及存在的问题。因为企业信息化建设的需要，公司的运行机制及内部机构多次进行调整，各单位、部门的职责、任务发生了明显的变化，产品档案的归档责任随着业务的调整而不断改变，不可避免地产生了归档文件材料以及归档责任的转移、归并或者分解，归档责任不清、归档主体不明确等现象不时出现，给产品档案的移交归档工作造成了困难。

　　2.档案载体形式的多元化及存在的问题。由于“无纸化办公”的范围逐步扩大，公司的科研、技术、经营、管理各项工作越来越多地采取网上运行方式，形成的纸质文件种类和数量大幅度减少。例如，产品档案前、后期文件中的“来往函电”等类别已经完全不采用传统的信件、电报，不再产生具有证据效力的纸质文件。目前，除产品图纸还需要将电子版本转化为纸质版本作为生产管理唯一合法的指导性文件以外，大多数设计文件、工艺文件都是直接产生电子版本，并通过公司内部网络传递、公布，成为与纸质版本具有同等效力的规范性文件，有些种类的文件已经不再产生纸质版本。目前，在档案部门收集到的归档文件材料中，电子版本所占的比例与日俱增，载体形式包括磁盘、光盘等，逐渐形成归档文件材料多元化的局面。更为严重的是，由于电子版本难以防止非法更改，档案部门接收到的归档文件材料的“原始记录性”开始受到越来越明显的挑战，换句话说，我们对有些电子版本的归档文件材料越来越难以辨别其是否还是真正意义上的“原件”。

　　3.档案归档前管理复杂化及存在的问题。经过长期的规范化运行，档案的“归档前管理”已经成为我公司档案部门的一个“规定动作”，这对于保证档案接收工作的效率和质量具有重要的促进作用。但是，随着企业信息化程度的提高，档案归档前管理也遇到了前所未有的困难。一是由于信息化建设的阶段性特点，档案部门尚未纳入管理公司技术信息的PDM系统，档案人员再不能象以前那样准确、及时、直观地掌握应归档文件材料的产生、使用和积累情况，从而及时地进行指导、督促；二是技术部门内部以及技术、管理部门之间的业务联系、工作交流都不再像以前那样采取会议、讨论等面对面的方式，更多的是采取快节奏、高效率的网络交流方式，这不但使许多有保存价值的业务信息、技术信息湮灭在庞大的信息系统中，也使档案人员失去了提前介入具体业务活动，进行归档前管理的业务平台和便利条件。

　　三、思考及对策

　　面对企业信息化建设对档案管理造成的新问题、新挑战，我们没有等待观望，更没有消极退缩，而是采取积极主动的态度去应对。从2011年开始，我们按照公司“管理提升”的要求，针对信息化条件下档案管理工作的特点、问题进行了深入细致的调查研究和分析思考。

　　1.开展调查研究，掌握第一手资料。我们组织了由档案部门领导干部、班组长和档案人员组成的产品档案归档工作专题调研组，对部门内、部门外两个范围进行了广泛深入的调查、走访。在档案部门内部，我们重点查看了公司档案管理标准中关于产品档案收集归档工作的规定，检查了产品档案收集归档、管理使用的具体情况，听取了产品档案管理人员的意见和建议。在档案部门外部，我们通过请进来、走出去以及电话、电子邮件等各种形式，对7个部门的20多位干部、职工进行了访问，调研并征求意见建议。大多数单位的领导和相关技术人员、管理人员对产品档案移交归档工作的认识是明确的，工作是积极认真的。例如电站服务部的领导对这项工作的目的、意义和具体规定及具体情况非常了解，也很重视这项工作。

　　2.认真思考分析，着重分析自身原因。我们对调研结果及时进行了深入细致的分析、思考，形成了如下认识。

　　(1)产品档案收集归档工作必须与时俱进，不断适应情况的变化。我公司从上世纪80年代末就建立了较为完备的档案管理标准、制度体系，并且定期对这些标准、制度进行修订。但是，上一次全面修订还是2002年的事情，此后就没有进行过比较全面的修订。我们认为，企业档案管理标准长期未做修订是造成管理不规范的重要原因。

　　(2)产品档案收集归档工作必须规范化。我们对于相关的标准、制度应该加大宣传、贯彻和执行情况检查、反馈的力度，对于不规范的行为要及时采取措施，不能放任自流。同时要树立高度的责任感，养成严明的工作作风，建立明确的操作程序，形成正确的工作习惯。

　　(3)强化档案管理业绩定期检查考核工作。档案部门已经建立了工作业绩检查考核体制，但主要偏重于工作数据，兼顾质量管理和安全生产，对于管理标准、制度的执行情况和存在问题涉及不多。

　　(4)对服务对象和上、下运行程序进行针对性的走访、调研非常必要，这是促进管理工作不断提升的有效手段，应当继续坚持。即使在移动电话、OA网络普及的今天，面对面的走访、座谈仍然是促进信息沟通、交流的重要手段，必须继续坚持。

　　四、信息化条件下产品档案接收工作的新措施

　　经过深入的调查、研究和认真的分析、思考，我们认为，在产品档案接收工作中遇到的新情况、新问题固然有客观原因，主要是技术问题，但更多的是主观原因，是认识问题和管理问题，完全可以通过管理创新、管理提升得到解决。应重点从以下几个方面采取措施加以改进。

　　1.及时修订档案管理标准及相关运行程序，确保产品档案接收工作的规范化水平。及时修订产品档案管理标准、制度体系，使档案管理工作规范性文件的拟制不断适应形势的发展与情况的变化，这是解决产品档案接收、管理中诸多问题和困难最重要、最有效的措施。为此，我们从2013年开始，用两年时间全面修订了档案管理制度体系，目前已经完成大部分标准、制度的修订工作。根据修订生效的标准、制度，对档案业务实施细则和操作程序的修订工作也在积极进行。

　　2.档案信息化建设必须积极适应企业信息化建设的总体要求。由于公司的整体安排，档案信息化建设作为企业信息化建设的有机组成部分一直在积极有序地推进。但是，这并不意味着我们档案人员一定要被动地服从统一安排，按部就班地坐等时机成熟，这样就难免比公司信息化建设的总体进度“慢半拍”，给档案管理造成不必要的障碍。为此，我们已经调整了档案信息化建设的工作班子和进度安排，实行提前介入，强化归档前管理，确保产品档案接收工作的效率和质量。

　　3.健全对档案管理人员和归档责任人员的教育培训机制。我公司对档案人员教育培训工作建立了有效的管理制度和中长期规划，坚持有计划、有步骤地对档案人员进行系统的业务培训。但是，在这次调研中发现，这项工作中存在两方面的问题：一是培训课程及教材没有及时地适应信息化建设的形势发展，缺乏对情况变化的适应能力；二是只注重培训档案人员，没有考虑到对归档责任人员、档案利用人员等相关群体的业务技能培训。今年以来，我们已经对培训计划和教材进行了必要的修订与完善并及时付诸实施。

　　4.不断完善档案管理情况定期检查机制。近几年来，我们在档案管理业务的检查考核工作中不断取得进步，建立了一整套数量化、程序化的管理数据收集、处理和考核、评比机制。但是，在这次调研中发现，我们在对管理标准、制度执行情况的检查、考核和反馈方面还存在不足之处，应当予以改进。这方面的检查、考核不仅需要收集考核数据，更需要对考核数据进行深入、细致的归纳、分析；不仅需要定量的计算，更需要进行定性的比较和研究。因此，对档案管理情况定期检查机制的进一步修订完善，已经提上了我们档案部门的议事日程。

　　我国已经进入科学技术高速发展的信息社会，信息化建设已经成为企业成长壮大的必由之路。档案管理是企业必不可少的基础性管理工作，是企业信息化建设的重要支撑力量。作为档案工作者，我们必须不断地增强对形势发展、技术进步、管理提升的关注度，必须及时地发现、研究、解决档案管理工作中出现的新情况、新问题，从而使档案管理工作不断有所发现，有所改进，有所创新，更加深入地开拓档案信息资源，为建设中国特色社会主义提供智力支持，为尽快实现伟大的“中国梦”做出自己应有的贡献。