文秘人员如何提高办公效率

文秘人员如何提高办公效率

　　办公室同时也是全局的重要窗口，在很大程度上代表着全局的形象、文化，影响着全局的效率和质量。那么你有了解过文秘人员如何提高办公效率吗？下面是小编收集整理的文秘人员如何提高办公效率，欢迎大家分享。

　　一、作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间,提高办公效率应该从下几方面开始:

　　1、明确自己的工作任务和职责;

　　2、要区分常规工作和非常规工作;

　　3、动脑筋思考,分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,重要的工作、紧急的工作先做,科学的有序的一项一项地完成工作任务。

　　4、巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率;

　　5、使用办公辅助手段帮助组织工作;

　　6、安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益;

　　7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限,不能只凭个人想象和爱好安排工作;

　　8、秘书应尽量坚持记工作日记,通过时间和活动的详细记录,认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

　　二、秘书在实际工作中，常常会遇到这些情况：

　　做会议记录，写着写着笔没水了;

　　订文件时，刚订一下，订书机卡壳了;

　　用胶水时，找不到刷子;

　　开会时间到了，找不到会议室的钥匙;

　　类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

　　这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

　　三、日常使用的必备工具：

　　1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

　　2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

　　3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

　　4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

　　5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

　　6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

　　7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

　　8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。

　　以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

　　四、作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：

　　1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。

　　2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。

　　3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。

　　4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的'手册。

　　5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。

　　6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。

　　7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。

　　8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

　　9、与本职工作有关的表格。

　　一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。

　　一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，从办公桌上下手吧。比如电脑本、笔记本、资料等重要东西，千万要出现在办公桌上，不要收在抽屉里。

　　二、收起无用之物把生活上的一些东西尽可能的收到抽屉里，不仅眼不见为净，还能很好的排出你的杂念。分神的时候偶尔看见那些东西会刻意去把玩两下，这样时间就悄悄溜走了。

　　三、制定工作目标做一个详细的工作目标和每天的行程安排，比如上午主要是做什么内容的工作，下午是做什么内容的工作。或者分的更细一些，哪个小时该干什么，一个月内完成什么任务等。

　　拓展：

　　一、建立个人与组织同步成长的有效机制

　　个人和组织的成长是相辅相成的。个人在岗位上获得的报酬不仅仅包含工资、福利等物资上的报酬，还包括知识增长、能力提升、情感友谊、获得尊重、职务晋升、个人抱负的实现等非物质报酬。一是加大对办公室人员的培训力度，尽快掌握办公室工作的知识和能力，还要了解全局事务，使每个办公室工作人员经过在办公室的锻炼能够独当一面,为个人发展打下基础。二是建立办公室人员与某一项或几项业务处室定向联系的制度，熟悉、掌握某一或某几项具体的业务，办公室人员“一专多能”，成为多面手。三是逐步建立办公室人员轮转、晋升和学习的机制，使办公室人员有更广阔的发展空间、更多实现自我价值和梦想的机会。四是帮助个人建立职业生涯规划，为个人成长和发展提供美好的愿景，提高个人工作的积极性、主动性。

　　二、打造团结协作、荣辱与共的团队文化

　　办公室工作事务繁杂，靠一人之力往往难以有效完成，必须依靠整个团队优势互补、密切合作。务必意识到，一项工作没有完成或没有最好的完成，不是一个人的责任和荣辱，而是办公室整个团队的责任和荣辱。一是在合理分工的基础上建立有机合作，实行AB角制度，提升工作能力和合作意识；二是不定期开展团队训练，增进友谊和感情；三是建立办公室会议轮流主持制度，坚持民主决策，推动自我管理，使人人成为团队建设的主人，成为团队文化的塑建者；四是营造轻松、愉快、融洽的工作氛围，在快乐中工作，在工作中成长。

　　三、建立分工明晰、权责统一的负责机制

　　一件事或一项业务应有一个人从头到尾一竿子负责到底，其他人予以配合、支持，以建立有效清晰的责任机制。办公室可根据人员、职责进行分工，实行一人多岗、一岗多责。工作岗位的分配要兼顾人员数量、任务量、个人成长的平衡。根据现况，可将办公室岗位分为：

　　1.发文秘书，负责文秘事务、简报及所有发文、综合性材料的起草、核稿、印制、管理等。

　　2.收文秘书，负责文秘事务及所有收文传阅、办理、传阅、督查、管理等。

　　3.机关事务秘书，负责办公用品、印章、会务、接待、用车管理等。

　　4.财务，负责所有财务相关事务。

　　5.人事，负责人事相关工作。

　　6.档案管理。

　　7.驾驶员

　　四、塑造“日事日毕、日清日高”的办公室文化

　　办公室人少事多、杂，稍有懈怠、拖沓，就会影响整个工作的效率。因此，提高效率和质量是每个办公室人员的必修课，每天的事情必须当天完成，工作的质量每天都有所提升，养成工作后总结和反思的习惯，不断总结经验和教训，提高工作的效率和质量。

　　五、完善简洁高效、规范合理的程序和制度体系

　　建立发文、收文、办文、车辆管理、会务接待、保密、财务管理、办公用品管理、印章管理等一整套的程序和制度体系，致力于高效率和高质量的统一。在程序规范和制度遵守上，办公室要以身作则，形成一种文化，才能确保不会忙中出乱，手忙脚乱。

　　六、形成固定格式、固定模式的标准化管理

　　对于常规性的工作，可采用标准化管理。如会议接待的席位卡一次制作，可多次使用；会议回执的格式基本统一，形成较固定的模板；发文的格式制作统一的模板等等。凡是工作中可以形成固定格式、固定模板的尽量形成固定格式或模板，减少不必要的步骤，改进工作流程，避免做重复劳动，节约时间，从而有助于提升工作效率和质量。对于日常事务，还要做好事前准备工作，才能够在时间紧急的情况下较好的完成任务。

　　此外，提高行政效率还要在硬件上下功夫，如打印机配备数量和质量，消耗品的储备等。更重要的是，提高行政效率要靠整个团队的共同努力。