文件管理制度

文件管理制度

　　在当下社会，很多场合都离不了制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编为大家整理的文件管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

文件管理制度1

　　第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。

　　外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

　　第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。

　　第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。

　　第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

　　第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

　　第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。

　　第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。

　　第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。

　　第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。

文件管理制度2

　　（一）技术文件、往来文件、工地文件

　　（二）竣工资料

　　1、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

　　2、建设单位和施工单位签订的工程合同。

　　3、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

　　4、施工组织设计方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例会记录及工程整改意见联系单。

　　7、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

　　8、隐蔽工程验收报告。

　　9、自检报告。

　　10、竣工验收申请报告。

文件管理制度3

　　为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

　　安全文件管理目标及内容：

　　1、 安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

　　2、 要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

　　3、 应及时送交领导，不要挤压。

　　4、 应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

　　5、 保存时，要保持文件的完整性。

　　6、 需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

　　7、 存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

　　8、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　9、 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

　　10、 借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

　　11、 对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

文件管理制度4

　　局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

　　(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

　　(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

　　二、收文处理

　　(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

　　(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

　　(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

　　(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

　　(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

　　三、保密文件收发管理

　　(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

　　(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

　　(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

　　(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

　　(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

　　(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

　　(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

文件管理制度5

　　（一） 消防安全教育、培训制度

　　1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。

　　2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。

　　3、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。

　　4、对新员工进行消防培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。

　　5、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。

　　（二）防火巡查、检查制度

　　1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。

　　2、消防工作归安全管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对公司进行一次防火检查并复查追踪改善。

　　3、检查中发现火灾隐患，检查人员填写防火检查记录。

　　4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。

　　5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。

　　（三）安全疏散设施管理制度

　　1、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。

　　2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。

　　3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。

　　4、严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。

　　5、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。

　　（四）应急救援控制中心管理制度

　　1、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。

　　2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。

　　3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的手续。

　　4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。

　　5、发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。

　　（五）消防设施、器材维护管理制度

　　1、消防设施日常使用管理由安全管理部门负责，安全管理部门每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。

　　2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。

　　3、消防设施和消防设备定期测试：

　　（1）烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探头至少每年轮测一次。

　　（2）消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵一次，检查其是否完整好用。

　　（3）正压送风、防排烟系统每半年检测一次。

　　（4）室内消火栓、喷淋泄水测试每季度一次。

　　（5）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。

　　4、消防器材管理：

　　（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。

　　（2）安全管理部门专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。

　　（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。

　　（4）各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专人负责。

　　（六）火灾隐患整改制度

　　1、各部门对存在的火灾隐患应当及时报告消防安全负责人并予以消除。

　　2、消防安全负责人在防火安全检查中，对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面发送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。

　　3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。

　　4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，消防安全负责人应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。

　　（七）用火、用电安全管理制度

　　1、用电安全管理：

　　(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。

　　(2)电气线路、设备安装应由持证电工负责。

　　(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。

　　(4)禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。

　　2、用火安全管理：

　　（1）严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动火许可证”。

　　（2）动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向安全管理部门借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。

　　（3）如在作业点就地动火作业，需派人现场监督并不定时派人巡查。动火作业必须保证有

　　一人专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的火花。

　　（八）易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度

　　1、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。

　　2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。

　　3、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。

　　4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行

　　5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆设施的维护保养工作。

　　（九）义务消防队组织管理制度

　　1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。

　　2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。

　　3、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。

　　4、每年举行一次防火、灭火知识考核，考核优秀给予表彰。

　　5、不断总结经验，提高防火灭火自救能力。

　　（十）灭火和应急疏散预案演练制度

　　1、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。

　　2、组织全员学习和熟悉灭火和应急疏散预案。

　　3、每次组织预案演练前应精心开会部署，明确分工。

　　4、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。

　　5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。

　　（十一）燃气和电气设备的检查和管理制度

　　1、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查(至少每月一次)。

　　2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。

　　3、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。

　　4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使用绝缘良好的铅皮或胶皮电缆线。各类电气设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。

　　5、未经批准，严禁擅自加长电线。各部门应积极配合安全小组、维修部人员检查加长电线

　　是否仅供紧急使用、外壳是否完好、是否有维修部人员检测后投入使用。

　　6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄色的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检查、排除隐患。

　　7、设备用毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修人员离开现场时应切断电源。

　　8、除已采取防范措施的部门外，工作场所内严禁使用明火。

　　9、使用明火的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到用火不离人、人离火灭。

　　10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每一位员工均有义务提醒其他人员共同遵守公共场所禁烟的规定。

　　（十二）生产安全事故的报告和调查处理制度

　　1、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。

　　2、企业负责人、安全管理人员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进行处理，对发生或有可能发生危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。

　　3、企业负责人对发生的需向有关部门报告的生产安全事故，必须在1小时内，以公司名义报告安监等有关部门。

　　4、发生重伤、死亡事故，派专人保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救人员和财产，防止事故扩大。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。

　　5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。

　　6、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。

　　7、企业事故调查组成员应符合下列条件：

　　（1）具有事故调查所需要的某一方面专长；

　　（2）与所发生事故没有直接利害关系。

　　8、发生事故要按照“四不放过”的原则进行处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过；事故责任者没有受到严肃处理不放过；职工没有受到安全教育不放过；预防事故重复发生的防范措施没有落实不放过。并按照事故的性质和造成的损失危害程度，根据规定对有关责任人员进行处罚。

　　9、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。

　　10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及工作不负责任等行为而造成的`事故，视情况按规定追究责任并进行处罚

　　11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意(转载于:www.cSSyq.co m 书 业 网)见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。

　　12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。

　　13、安全生产管理机构建立事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照片、鉴定材料、事故教育、改进措施等资料。

　　14、安全生产管理机构定期进行事故的统计分析，并及时上报有关部门。

　　（十三）消防安全工作考评和奖惩制度

　　1、对消防安全工作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。

　　2、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：

　　（1）有下列情形之一的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以口头告诫：

　　a、使用易燃危险品未严格按照操作程序进行或保管不当而造成火警、火灾，损失不大的； b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当而引起火警、火灾，损失不大的；

　　c、未及时清理区域内易燃物品，而造成火灾隐患的；

　　d、未经批准，违规使用加长电线、用电未使用安全保险装置的或擅自增加小负荷电器的； e、谎报火警；

　　f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的；

　　g、对安全小组提出的消防隐患未予以及时整改而无法说明原因的部门管理人员； h、阻塞消防通道、遮挡安全指示标志等未造成严重后果的。

　　（2）有下列情形之一的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批评：

　　a、擅自使用易燃、易爆物品的；

　　b、擅自挪用消防设施、器材的位置或改为它用的；

　　c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从而导致火警、火灾损失轻微的；

　　d、强迫其他员工违规操作的管理人员；

　　e、发现火警，未及时依照紧急情况处理程序处理的；

　　f、对安全小组的检查未予以配合、拒绝整改的管理人员。

　　（3）对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。

　　（4）对违反消防安全管理导致事故发生(损失轻微的)，但能主动坦白并积极协助相关部门处理事故、挽回损失的肇事者或责任人可视情况予以减轻或免予处罚.

文件管理制度6

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　一、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的政府文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

文件管理制度7

　　1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。

　　2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。

　　3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。

　　4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。

文件管理制度8

　　1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

　　2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

　　3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

　　4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

　　5、 技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　6、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。

文件管理制度9

　　一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

文件管理制度10

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更

　　新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年

　　起草人: 审核人: 审批人:

文件管理制度11

　　1目的

　　运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

　　2适用范围

　　适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

　　3职责

　　3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

　　3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

　　3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

　　3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

　　4实施程序

　　4.1质量体系文件的建立

　　4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

　　4.1.2管理处作业指导书

　　4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

　　4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

　　4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

　　a.编号方法为:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　顺序号

　　文件类别号

　　上海分公司xxx管理处代码

　　作业指导书代码

　　文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

　　社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

　　b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

　　4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

　　4.1.3物业管理方案

　　4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

　　4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

　　4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

　　4.2质量体系文件的修改

　　4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

　　4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

　　4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

　　4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

　　4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

　　4.3质量体系文件的使用

　　4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

　　4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

　　4.4质量体系文件的发放

　　4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

　　4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

　　4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

　　4.5质量体系文件的借阅

　　4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

　　4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

　　4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

　　4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

　　4.6质量体系文件的保存

　　4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

　　4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

　　4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

　　4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

　　但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

　　5质量要求

　　所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

　　6监督检查

　　总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

　　7改进分析

　　本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

　　8记录、标识

　　8.1 《作业指导书审批单》

　　8.2 《文件借阅登记表》

　　8.3 《受控文件发放记录表》

　　8.4 《作废文件保存清单》

　　8.5 《文件修改状态页》

　　8.6 《体系文件目录》

　　8.7 《体系文件修改申请单》

文件管理制度12

　　为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。

　　1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。

　　2、机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。

　　3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

　　4、对院领导批示要求职能部门办理的文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。

　　5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。

　　6、文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。

　　7、上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。

　　8、凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。

　　9、凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。

文件管理制度13

　　1.目的

　　建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的管理,确保文件的有效性和适宜性。

　　2.依据

　　《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。

　　3．适用范围

　　本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。

　　4．职责

　　4．1质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；

　　4．2文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。

　　5．内容

　　5．1公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；

　　5．2编制质量管理文件时遵循以下原则：

　　5．2．1合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；

　　5．2．2实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；

　　5．2．3高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；

　　5．2．4强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办

文件管理制度14

　　一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

　　二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

　　三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件管理制度15

　　1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

　　2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

　　3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

　　5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

　　6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

　　7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

　　8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。