体系文件管理制度

体系文件管理制度

　　现如今，需要使用制度的场合越来越多，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编为大家收集的体系文件管理制度，希望对大家有所帮助。

体系文件管理制度1

　　一、体系文件的构成及分类

　　生产、研发

　　一级文件

　　二级文件

　　三级文件

　　四级文件

　　对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系;营销管理体系;人事行政管理体系;财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发;营销;人事;财务'五种基本职能。

　　文件体系分四个层次，'管理手册'为一级文件，'程序文件'为二级文件，'工作手册'为三级文件，'企业标准'为四级文件。

　　二、体系文件使用指南

　　质量、环境管理体系文件

　　我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

　　质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品(服务)实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

　　程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的'第二级文件。

　　接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h(比程序文件要详细得多)，并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

　　工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

　　支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准(四级文件)。《房屋设备使用指南》描述主要(重要)房屋设备的操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按'三级保养'详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

　　清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

　　安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

　　应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。

　　服务手册:广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务'是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动，'客户'指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

　　人事行政管理体系

　　行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

　　人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

　　财务管理体系

　　财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

　　营销管理体系

　　市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。

体系文件管理制度2

　　1目的

　　运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

　　2适用范围

　　适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

　　3职责

　　3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

　　3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

　　3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

　　3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

　　4实施程序

　　4.1质量体系文件的建立

　　4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

　　4.1.2管理处作业指导书

　　4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

　　4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

　　4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

　　a.编号方法为:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　顺序号

　　文件类别号

　　上海分公司xxx管理处代码

　　作业指导书代码

　　文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

　　社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

　　b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

　　4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

　　4.1.3物业管理方案

　　4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

　　4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

　　4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

　　4.2质量体系文件的修改

　　4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

　　4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

　　4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

　　4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

　　4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

　　4.3质量体系文件的`使用

　　4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

　　4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

　　4.4质量体系文件的发放

　　4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

　　4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

　　4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

　　4.5质量体系文件的借阅

　　4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

　　4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

　　4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

　　4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

　　4.6质量体系文件的保存

　　4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

　　4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

　　4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

　　4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

　　但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

　　5质量要求

　　所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

　　6监督检查

　　总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

　　7改进分析

　　本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

　　8记录、标识

　　8.1 《作业指导书审批单》

　　8.2 《文件借阅登记表》

　　8.3 《受控文件发放记录表》

　　8.4 《作废文件保存清单》

　　8.5 《文件修改状态页》

　　8.6 《体系文件目录》

　　8.7 《体系文件修改申请单》

体系文件管理制度3

　　1.目的

　　建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的'管理,确保文件的有效性和适宜性。

　　2.依据

　　《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。

　　3．适用范围

　　本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。

　　4．职责

　　4．1质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；

　　4．2文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。

　　5．内容

　　5．1公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；

　　5．2编制质量管理文件时遵循以下原则：

　　5．2．1合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；

　　5．2．2实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；

　　5．2．3高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；

　　5．2．4强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办