商务信函写作

商务信函写作

商务信函写作1

亲爱的妈妈：

　　您好！

　　感谢九年前您把我生下来，给我生命给我爱。

　　这九年里我在您无微不至的关怀下健康茁壮的成长，您的爱就像一棵参天大树，为我遮风挡雨，您的爱就像一股清泉，滋润着我的心田，您的爱像一片金黄灿烂的麦浪，推着我爬上知识的宝塔。

　　记得有一次我上作文班，写作文不认真，内容也不充实，结果作文没有过关，您看在眼里，急在心里。通过这件事，您就知道了我的弱点，每次学作文之后，您都陪着我找资料，给我读例文。没想到，上次作文的不过关，让魏老师认识了我，怕我写作文不认真，就把我送到vip，特殊”照顾”。那一次我的作文过关了，您露出了会心的笑容，可我发现，您的面容又憔悴了许多……

　　还有一次我闹眼睛，是您带我上医院，买眼药水，每天早上起来，我的眼睛就睁不开，是您用湿毛巾敷在我的眼睛上，才能使我的眼睛慢慢睁开。然后，为我滴眼药水。您怕我晚上醒来，眼睛睁不开而害怕，所以每天都守在我的身边，那几天，您几乎没怎么合眼，在您的细心照顾下，我的.病很快就好了起来。

　　妈妈，您是一把伞，在风雨来临的时候，为我遮风挡雨。妈妈，您是一盏灯，照亮我前进的道路，也照亮了我的心灵，在您博大无私的爱中我健康快乐的成长。

您的儿子

　　20xx年x月x日

商务信函写作2

　　摘要：商务信函写作教学是商务汉语教学中不可或缺的一个教学环节。对汉语商务信函写作教学进行了一些探索，认为在汉语商务信函的写作教学应采用过程体裁教学法，并分析了采用的原因，对教学步骤进行了详细的论述。

　　关键词：汉语商务信函；写作教学；过程体裁教学法

　　商务信函一般是指商业机构之间或者商业机构和私人之间因为商业性活动而需要互相交往时所写的信函。商务信函写作教学是商务汉语教学中不可或缺的一个重要环节。不但对商务实践有实际的应用价值，而且也是对学习者笔头表达能力和综合语言能力的一个训练。而写作教学一直都是对外汉语教学中的弱项，而有关商务信函写作教学的研究更是薄弱。如何让留学生又快又好地学会写作汉语商务信函呢？笔者对此进行了一些探索。

　　一、过程体裁教学法

　　目前语言教学界有四大主流外语写作理论，即结果教学法理论、过程教学法理论、体裁教学法理论和过程体裁教学法理论。结果教学法强调语言知识是写好一切文章的基础，但是它对写作技巧等重视不够。过程教学法注重写作技巧，认为写作过程中写前准备和写后的评改过程对提高学习者的写作能力十分重要。缺点是各类文章不分体裁类别都采用这样的过程进行写作，语言知识输入不够。体裁教学法强调写作活动是受特定社会情景制约的，学习者可以通过有意识地模仿范文的体裁提高写作水平，其缺点是学习者会显得有些被动（吴双，20xx）。

　　过程体裁教学法由Richard Badger和Goodith Whit于20xx年提出，兼顾了过程法和体裁法的理论基础，吸收了这两种教学法的长处并加以融合。过程体裁法理论将写作与社会环境密切联系，提出写作是为了实现交际，语篇是交际的工具。因此，教师在教授写作时应强调情景，帮助学生了解某类文章的交际目的及社会语境因素，话语基调、方式及话题范围，分析此类体裁的词汇、语法、篇章结构的特点，再运用到具体写作中，并打草稿、修改、最后成文（韩金龙，20xx）。赵建群（20xx）认为，过程体裁法的优势在于它强调过程法中写作的整个过程，尤其是写前计划和写后修改，真正实现以学生为主体的教学，增强学生积极的情感体验，关注学生认知发展和语言习得过程，重视写作过程的交互性、培养学生合作的能力，同时又突出体裁结构，重视对语言特点的分析以及模仿的学习方法。

　　二、过程体裁教学法在汉语商务信函写作教学中的应用

　　对于商务信函的写作教学，笔者认为过程体裁教学法是比较适合的教学方法。

　　（一）采用过程体裁教学法的原因

　　1.商务信函的体裁特点鲜明，有较强的可模仿性

　　商务信函的特点主要表现在三个方面。首先是风格方面，商务信函要求客观实际，庄重严肃。其次是语言方面，语言要简明朴素，准确规范。第三是结构和内容方面，商务信函有格式固定，内容安排相似的特点。

　　另外，由于汉语商务信函的使用背景是中国，很多方面不可避免会受到中国文化和思维方式的影响。所以汉语商务信函除了具有商务信函上述特点以外，还有一些独特之处：

　　（1）注重敬语和谦辞的使用。如称对方用“贵（贵公司、贵方）”以及“光临、莅临、惠顾”等；称己方则用“敝（敝公司、敝行）”以及“恭请、效劳、谨启”等。

　　（2）祝颂语一般和商业有关。如“祝合作成功！”“祝生意兴隆！”等等。

　　（3）汉语商务信函更注重用语的委婉。注意维护对方的面子。因此在不同意或拒绝方面的措辞往往更加委婉。如通过使用模糊性语言来降低否定的强度，“贵方的看法也许有一定道理，但……”；使用间接的方式来表示否定意义，“对于这件事情，我方需要再考虑考虑。”

　　从上面的特点分析我们可以看出，商务信函是一种典型的应用文体裁，体裁结构鲜明，词汇、语法、篇章结构的特点突出，有规律可循，有很强的可模仿性和可训练性，因此易于采用模仿范文、特点分析的方法，而这种方法正是过程体裁教学法所注重的。

　　2.能充分发挥学生的主观能动性

　　虽然仿写是学习写作商务信函的有效方法，但是如果商务信函写作课上，教师只重视语篇图式的输入，就会使课堂沉闷，学生不能充分发挥主观能动性，把学生最后的写作成品当做终极结果，容易挫伤学生的写作热情和自尊心，使学习效果大打折扣。所以为达到良好的教学效果，教师就必须注重教学过程。过程体裁教学法强调课堂教学过程的重要性，强调写作课堂上教师应注意师生、生生的互动和合作，使每个学生都能亲身参与到写作活动中去，实现学生之间的交流与合作、师生之间的交流与反馈，使学生从内容、形式、语言等多方面提高和改进写作能力。对外汉语课堂教学原则告诉我们，应该以学生为中心，以教师为主导，重视情感因素，充分发挥学生主动性、创造性。过程体裁教学法很好地做到了这一点。

　　（二）过程体裁教学法在汉语商务信函写作课上的实施模式

　　赵建群（20xx）把过程体裁教学法在高中英语写作教学中的实施模式划分为六步：阅读范文、范文分析、模仿写作、独立写作、修改编辑、写作反思。其中“阅读范文，范文分析”为写作前信息输入；“模仿写作、独立写作、修改编辑”为写作中信息输入；“写作反思”为写后反思阶段。韩金龙认为，过程体裁教学法写作教学应包括四个阶段：范文分析，模仿写作/集体仿写，独立写作，编辑修订。根据对外汉语精讲多练，发挥学生主观能动性的教学原则以及学习者和汉语商务信函的特点，笔者将实施模式划分为如下四步：

　　1.合作学习范文

　　该步属于写作前信息输入阶段。由于商务信函有很强的可模仿性，因此仔细阅读和分析范文是十分必要的，它可以给学习者一个直观具体的体裁认知，提供一定数量的语言材料。语言学习策略告诉我们，输入应先于输出，因此，教师在教授某种商务信函时应提供给学生一定数量的典型范文。那么如何学习范文呢？这里提倡师生互动，学生合作的方式。教师可先把学生分成小组对范文进行分析和讨论，然后鼓励小组成员或者小组代表把讨论的结果与全班分享，教师在这个过程中予以适当的监控，对学生的讨论结果进行评价、修正和归纳整理。这种形式可诱发集体智慧，激发学生的学习热情，开拓学生的思路，增强其分析和归纳的能力。

　　2.教师总结重点

　　该步也属于写作前信息输入阶段。由于学生讨论得出的结论是零散不系统的，所以教师有必要在学生讨论结果的基础上对商务信函的语言、格式、内容等方面进行归纳和总结，使其系统化、条理化。教师同时也应该提醒学生在写作中应注意的重点。使学生在脑海中形成一个模板，为接下来的写作练习打下基础。

　　那么哪些属于汉语商务信函写作教学的重点呢？我们认为，商务信函的特点和留学生在写作上的难点应该作为教师的`教学重点。陈贤纯教授指出，学汉语的外国学生写作时最大的问题不外有四点：一是不能表达自己的思想，或者词不达意；二是句子的语法不正确；三是词语搭配不当；四是句子与句子之间的连接不符合汉语的习惯。丁安琪（20xx）通过调查问卷得出结论，商务写作学习内容的优先级为：词语用法，商务汉语写作基本格式，商务汉语写作常用语句，普通写作知识和商务知识。上面的结论以及商务信函的特点，并结合笔者在教学中的一些体会，笔者认为，在商务信函的写作教学中教师需要重视以下方面：

　　（1）词汇方面

　　首先，需要注意的是商务词汇的使用和搭配。商务信函由于要使用正规语体，所以让学生学会在信中正确并恰当地使用商务词汇是很有必要的。除了一些专业的商务词汇如“订货”“促销”外，还有一些商务词汇，有与其意义相似的普通词汇对应，如“采购/购买—买”，“销售—卖”，“价格—价钱”等。由于平时或以前的学习习惯，如果教师不加以强调的话，学生相对更愿意使用自己比较熟悉的普通词汇。另外，教师还要教授学生这些词汇的用法和搭配，以保证学生词汇使用准确。 其次，由于汉语商务信函更重视敬语和谦词的使用，所以这些词汇教师需要重点强调。如一般在给对方公司写信时要称“贵公司”，对自己的客户要说“惠顾”等。这样写出来的信函才会让人觉得更加地道。

　　（2）商务信函格式方面

　　由于商务信函的格式比较固定，一般从前到后依次为编号，（标题），称谓，正文，祝颂语，署名，日期，（附件）。所以对于学生来说比较好掌握。但具体细节方面还要提醒学生注意。如在写称谓时，常常忘记加敬称，如“××公司经理王一明”，因此教师应该强调“先生、女士、敬启者”这些敬称的使用。而在写正文时，教师要提醒学生每一段开头都应该空两格书写。还有日期的中文格式“×年×月×日”，这一处也是留学生常常忽视的。

　　（3）商务信函的相关内容和基本句型方面

　　商务信函的正文一般句与句、段与段之间都有内在的逻辑关系和比较固定内容。比如，推销产品函的内容应该依次包括：介绍产品，提供证据，提出保用期和免费试用，合理的价格。索赔函则应该写：简述事由，陈述违约事实，说明索赔理由，陈述对方违约给自己带来的损失，提出具体的索赔要求。因此，在教学生写商务信函时，教师应该把内容及其顺序教授给学生，这样在写作时才不会犯逻辑上的错误，也不会漏写重要内容。

　　每种商务信函都有各自常用的典型句式。例如，询价函可用到的句式有“望贵厂能就下列条件报价”，“如果对方报价合理，我公司将考虑今后向贵厂大批量订货。”还价函可以用到的句型有“贵方的还价我方实难接受，我方最多只能将原报价降低……”，或者是“为了我们的友好合作关系，我方愿意将原报价降低……”。还有比如希望对方回复的时候，可以说“请即函告”，“盼早日回复”，“希速见复”等。所以，让学生记住并学会在相应的信函中恰当地使用这些句型，会显得更加专业。

　　（4）相关文化方面

　　在重视汉语商务信函表明要素的同时，我们也不能忽视其中蕴涵的中国的独特文化。比如说，一般在不能就一个问题达成共识时，我们往往不会直接说出来，这样会让人觉得很不客气，而是说“对于这个问题，我们会进一步考虑。”在催款时，为了照顾对方面子，还会帮对方找台阶下，“可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。”这些细节的内容应该提醒学生注意，这样才会使信函更加地道，更容易让中国人接受。

　　3.学生写作练习

　　这一步属于写作中信息输入。经过前面的讨论和总结，学生此时已经知道该如何来写作了，不会无从下笔。教师应首先采用模仿写作的方法，教师要有针对性地设计一些题目，使学生分步模仿某一种商务信函的语篇知识，如建构特定语篇所要使用的恰当词汇、句式、内容以及结构等。然后给出独立的写作题目让学生进入实际的写作。但是这一环节教师应该注意，给学生写作的题目要明确具体，最好给学生设定一个典型的情境，如练习写催款函，教师可以这样交代题目：“你是一个电脑商店的经理，今年5月你卖给××公司20台电脑，这家公司答应在6月付款，但现在已经8月了，你还没收到付款，请你写一封催款函。”将学生设定成题目中的角色，使学生感觉自己是在真正执行一项商业任务，从而体会到商务信函写作的趣味和实用性。

　　4.师生互动评改

　　这一步属于写作后的反思。以往作文往往由老师进行评改，但这会使一些学生认为上写作课好像只是为了应付教师，作文只是为了供教师评改，教师的评改是否使学生认识到错误，是否得到了改正，往往最后不得而知。因此师生互动评改则不会产生这种问题。互动修改方法还是以小组讨论的方式进行, 作者把自己的作文给小组成员传阅，大家共同合作修改评价，在学生之间互动修改完成后，让每组汇报自己组在这次评改中发现的问题和亮点，并提出评改中的疑问，教师予以评价和解答。最后由学生自己根据之前的评议将文章完善。

　　综上所述，在汉语商务信函的写作教学中，我们不仅应该研究教学内容本身的特点，还应该精心安排课堂教学过程，不可偏废其一，这样才能达到良好的教学效果。另外，教师还要根据学生的特点进行适当的侧重或调整，如对于有工作经验的学生可以就其实际遇到的问题进行教学，而对没有工作经验的学生则应该系统地进行讲解。

　　参考文献：

　　[1]丁安琪.商务汉语写作课教学行动研究报告[J].云南师范大学学报，20xx，（9）.

　　[2]李辉.语用原则在商务信函中的体现[J].宿州学院学报，20xx，（8）.

　　[3]李丽娟.英汉商务信函的语言特点比较分析[J].莆田高等专科学校学报，1999，（6）.

　　[4]祁玲，张春梅.汉语写作课互动教学模式探析[J].现代语文，20xx，（1）.

　　[5]田兴斌.商务信函文体分析[J].贵州工业大学学报：社会科学版，20xx，（8）.

　　[6]唐伟清.商务信函（语篇）的多层次分析[J].科技信息，20xx，（4）.

　　[7]吴双.论过程体裁写作理论在对外汉语写作教学中的应用[J].现代语文，20xx，（3）.

　　[8]杨洪林.谈商务信函的写作[J].山西经济管理干部学院学报，20xx，（1）.

　　[9]赵建群.过程体裁法在高中英语写作教学中的应用[J].基础英语教育，20xx，（5）.

　　[10]朱政贤，穆惠峰.建立业务关系商务信函写作与写作能力的培养[J].现代企业教育，20xx，（9）.

　　[11]韩金龙.英语写作教学:过程体裁教学法[J].外语界，20xx，（4）.

商务信函写作3

　　摘 要：国际商务活动中进行有效的英语交流需要使用商务英语信函来进行相关的书写与记录工作，因为商务英语信函自身的特定问题格式，在进行词汇、语法、整体段落方面的书写过程中，需要区别一般的英语信函。本篇文章主要是依据商务英语中独特的语言条件，来进行有关英语写作方面的原则讲解，通过一些经典例子，来分析和研究有关商务英语信函书写时，需要遵循的写作技巧。

　　关键词：商务英语信函；语境；修辞

　　一、商务英语信函

　　二、商务英语语境

　　想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一。根据大量的文献资料，能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、句子成分中，起到了不同的内容作用。社会环境对于物质情景和时代背景条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交际、价值观、思维中的冲击。

　　对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含的特定人群，进行不同场合内的不同话题的交际。不同与宏观的社会环境，需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。

　　三、商务英语语境的修辞

　　想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达。第一点，需要对修饰有充分的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细的使用说明。

　　在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要注意考究的.修辞，将两者进行有效的结合。

　　四、语境论的应用

　　根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商务人员能够从两个层面达到要求。

　　第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，清晰流畅。

　　第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。

　　关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。

　　事实上，商务环境是随时都在变化的，因此在实践的交流中也不会仅仅是对于商务内容的表达，还有一些层出不穷的问题需要我们去解决。但是在这一过程中，写信者一定要注意自己的措辞是否得体，也就是注意自己的态度，切实的考虑到对方的出境，能够表现出友好和礼貌，也更容易促成较易。比如再说同意对方的要求，可以用被动语态（You have earned 2.5 commission.你已经获得了2.5%的佣金）来代替生硬的主动语态（We allow you 2.5% commission）。这一语气更能够体现出对方deserve it，而不是I give it.语气中透露出对于对方的礼貌与尊重，而不是傲慢的态度。只有使用更加得体又合乎情理的表达，才能够更加到位的进行沟通，既符合自身位置，又体现自身的礼貌，只有这样才能够更加容易让他人接受。

　　五、总结

　　综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有较为明显的独特作用。

商务信函写作4

　　【称呼】

　　如果是公司：某某公司 御中

　　如果是个人：某某 殿/様

　　【件名】

　　件名要写得一目了然。例：見積ご依頼の件(提交估价单)、代金ご請求の件(催促交款)

　　【开头问候语】

　　貴殿にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

　　貴社にはいよいよご発展のこととお喜び申し上げます。

　　【固定问候语】

　　平素はご高配にあずかり、ありがたく御礼申し上げます。

　　いつも格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

　　このたびは格別の御配慮にあずかり、深く感謝申し上げます。

　　【结尾问题候】

　　通知书结尾：

　　以上、ご通知申し上げます。

　　とりあえずお知らせ申し上げます。

　　まずは、ご一報申し上げます。

　　取り急ぎご挨拶申し上げます。

　　介绍书的结尾：

　　お礼かたがたご案内申し上げます。

　　ご案内かたがたお願い申し上げます。

　　依赖书的结尾：

　　ご依頼申し上げます。

　　なにとぞご回答をお願い申し上げます。

　　折り返し何分のご返事を賜りますようお願いいたします。

　　关于今后的依赖：

　　今後とも倍旧のお引き立てをお願い申し上げます。

　　ご高配のほどお願い申し上げます。

　　拒绝书的.结尾：

　　残念ながら貴意に添いかねます……

　　残念ながら貴意に(ご期待に?ご希望に)添い得ませんので……

商务信函写作5

同学：

　　你好！

　　我是青年湖小学五年级（一）班的xx，本来我与你素不相似，但听说你不辛感染了白血病之后，我们大家都十分着急，现在你化疗的费用以经凑起了，你不在是一个人与病魔做斗争，我相信，只要你打起精神，坚持看病，我们一起努力，相信你的病一定会好的。

　　我来给你讲一讲学校里的发生的事，自从你得了白血病，住进医院以后，首先是你们班同学宣传了你在学校里的种种表现，然后是学校大队部主动发起了捐款倡议书，接着报刊社在报纸上刊登了你用坚强的意志和软弱的'身体与病魔做斗争的事迹；来自世界各地、许许多多的人们纷纷往你爸爸卡里转钱。所以你一定要坚持，有这么多人为你撑腰你不用感到害怕。我再来给你讲一讲那些和你以样用坚强的意志抵抗病魔的名人：２００３年２月７号，现年７０岁的孙胜一，被确诊为中晚期胃部恶性肿瘤。作为一名多年从事医院医疗行政管理者，孙胜一用自己的毅力战胜了病魔。在与病魔较量的过程中，他更加明确了自己今后对待人生的态度。“人活着就要坚强，只要有百分之一的希望，就应该做百分之百的努力。”他告诉所有与肿瘤作斗争的人，一定要消除心理障碍，用一种坚强向上的心态，顽强的意志战胜病魔。最终他胜利了，他为大家点燃了希望！希望你也像他一样坚强、勇敢，战胜病魔！

　　祝你：

早日康复。

　　你的校友

　　20xx年x月x日

商务信函写作6

　　面对客户,同事,上司,信函,报告,电子邮件??很多初入公司的新手会讲英语,但是不知道如何写出简单、得体、有效沟通的商务文件。此篇文章主要论述了商务英语信函的写作技巧。写作需要不断革新,适应社会、科技以及商业的发展,从而清晰、准确的写符合时代要求的信函、备忘录、报告、传真以及电子邮件。这些技巧可以帮助我们增强个人的写作风格,避免写作障碍,消除过时的套话,运用强有力的沟通词语,创建高效的信函、备忘录、报告、传真等。

　　商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

　　尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。

　　因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。

　　一、读者

　　了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

　　二、遣词

　　简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的'可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

　　三、造句

　　句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15 到18 个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18 个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

　　四、分段

　　信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8 行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8 行以内是最好的。电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3 行长,主题部分段落长度不应该超过5 行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

　　五、外观

　　外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。选择合适的字体和字 号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word 软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

商务信函写作7

粗心的xx：

　　你好！

　　我和你是同一个人。每天，我们一起上学，一起生活，你就是我，我就是你。今天，我给你写信，是为了让你知道自己的缺点，尽快改正。

　　从前，你做事总是挺认真的，学习也挺刻苦，可是，这些天来，你一反常态，迷恋足球，还尽干一些粗心大意的事。

　　还记得上次吗？我们班进行语文小测验的前一天，你本来应该好好复习功课，可放学后在操场上踢足球忘了时间，我想，也许晚上你会抓紧时间复习。可到了晚上你却坐在电视机前纹丝不动，好像被电视勾去了魂。结果，你一直看到了深夜十二点，哪还有时间复习呢？第二天早晨，我又想，说不定你还会早早起床去复习一阵。可你却睡过了头儿，还差点误了考试。当时，你不管三七二十一，抓起早饭就往学校跑，幸亏赶上了考试，我一直为你担心，真害怕你又出什么差错。果然，不出我所料，你考试的'时候脑子昏昏沉沉，连思考都不思考，就往卷子上写答案；做完以后，连检查都不检查，就交给了老师。交卷后，你马上一阵风似的跑出教室，下楼玩去了，鬼知道你错了多少道题呢！

　　其实，你只要平时做事认真仔细，学习再刻苦一些，我想，类似上回考试的事儿就会很少发生了。好吧，时间不早了，我就写到这里。

　　祝你学习进步，身体健康！

　　你的影子

　　20xx年x月x日