商务写作基础知识

关于商务写作基础知识

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有我们需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　商务写作基础知识1

　　1.口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　2.语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　3.真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　4.直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　5.礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的'观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　6.简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

　　7.精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　8.针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　9.语言朴实

　　前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　10.回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

　　11.标题

　　这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

　　13.校对

　　写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

　　商务写作基础知识2

　　商务写作技巧

　　使用第一人称而不用无人称句子

　　Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

　　错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

　　Right: "I want to enjoy working here. I'll bet you do, too."

　　正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

　　使用生动的语言而不是陈词滥调

　　Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

　　错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。

　　Right: "If you've got an idea that you're afraid might be half-baked, let's consider it anyway."

　　正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考虑再说。

　　不要重复自己说的话

　　Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

　　错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

　　Right: "This program teaches the best marketing tricks."

　　正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。

　　用名词和动词而不是形容词和副词

　　Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

　　错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的`产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

　　Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

　　正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

　　展示证据而不是观点

　　Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

　　错误示例：我们有最好的服务，最值得信赖的产品和最友善的销售人员。

　　Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

　　正确示例：我们赢得了XYZ最佳服务奖两次。

　　商务写作注意事项

　　切忌主客不分或模糊。

　　例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

　　句子不要零碎。

　　例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

　　结构对称，令人容易理解。

　　例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

　　单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

　　例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance.

　　动词和主语要呼应。

　　想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

　　时态和语气不要转换太多。

　　看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

　　标点要准确。

　　例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

　　选词正确。

　　像 affect和effect，operative和operational等 等就要弄清楚才好用啦。

　　拼字正确。

　　有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

　　大小写要注意。

　　除非 必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

　　商务写作基础知识3

　　(一)商务文书的分类

　　在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

　　1.按形式来划分

　　以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

　　固定格式的商务文书

　　常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

　　非固定格式的商务文书

　　而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

　　2.按内容用途来划分

　　以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

　　通用的商务文书

　　常见的`通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

　　礼仪性的商务文书

　　而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

　　(二)商务文书写作的作用

　　正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分;而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

　　《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

　　【案例1】

　　单向沟通的表现

　　日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

　　(三)学习商务文书写作的关键

　　商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：

　　商务文书的写作步骤以及相应的重点;

　　商务文书的写作技巧;

　　商务文书写作的注意事项;

　　商务文书写作应掌握的范例。

　　(四)商务文书写作的特点与要素

　　1.商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点：

　　简明

　　正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

　　准确

　　而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

　　朴实

　　所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

　　庄重

　　所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

　　规范

　　商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要，但是却往往被大家所忽视。

　　2.商务文书写作的要素

　　商务文书写作有以下四个要素：

　　主旨

　　所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。

　　材料

　　好的商务文书不是一蹴而就，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。在材料方面，应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。

　　结构

　　好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

　　语言

　　如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。