全总卷写作指南

全总卷写作指南

　　1主题内容与适用范围

　　1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

　　1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

　　1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。

　　2引用标准

　　DA/T1-92档案工作基本术语

　　GB9705-88文书档案案卷格式

　　3全宗卷编制原则

　　3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

　　3.2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

　　3.3宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

　　4全宗卷的主要内容

　　4.1档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

　　4.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

　　4.3档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

　　4.4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

　　4.5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

　　4.6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

　　4.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

　　5全宗卷的整理

　　5.1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。

　　5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

　　5.3卷内文件材料按问题――时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

　　5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其

　　封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。（图略）

　　5.5卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2）（图略）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（见图3）。（图略）

　　6全宗卷的管理

　　6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，如：50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。

　　6.2馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部门分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。

　　6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。

　　6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。