企业公文写作基础知识

企业公文写作基础知识

　　企业公文应该是涉及经济事务方面的居多，这方面虽然没有统一的规定，但从一个企业的主要活动来看，有几种公文是经常用到的，以下是小编精心整理的企业公文写作基础知识，欢迎阅读与收藏。

　　一、决议(董事会或股东大会形成的决议);

　　二、决定(经理班子在行使董事会赋予的权力时，作出处理事务的决定);

　　三、通知(企业高层对中下层下发的开展各项工作的通知);

　　四、请示(企业向其上级主管部门请示工作);

　　五、报告(企业向其上级主管部门或有关部门汇报工作);

　　六、工作总结;

　　七、工作计划;

　　八、合同(购销合同、聘用合同等);

　　九、通报(企业内部有关情况通报);

　　十、函(企业与外部有关单位协商工作);

　　第一章 公文写作的基本常识

　　一、什么是公文

　　公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理 各种公务时使用的书面文字工具。在我国，公文是 党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，表 达意志、传递政令的文字工具和手段。简单的说， 公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。

　　二、公文的种类

　　1、行政公文 命令(令)、决定、公告、通告、通知 通报、议案、报告、请示、批复、意见 函、会议纪要等 决议、决定、指示、意见、通知 通报、公报、报告、请示、批复 条例、规定、函、会议纪要等 通知、通报、规定、请示、 报告、批复、函、会议纪要 讲话稿、简报、计划、总结等

　　2、党的机关公文

　　3、企业常用应用文

　　三、公文的作用

　　1、策令作用

　　2、规范作用

　　3、计划作用

　　4、组织作用

　　5、协调作用

　　6、控制作用

　　7、协调作用

　　8、联系作用

　　9、凭证作用

　　第二章 公文撰写方法

　　一、怎样撰写总结

　　总结--是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对 整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼 出规律性的东西，以便指导今后工作。 总结按照其工作范围的不同，可分为:综合性工作总 结和专题性工作总结。

　　标题:由单位名称、时限、内容、文种四部分组成

　　总结

　　正文:

　　开头，即情况概述。 主体，即经验体会。 结尾，即存在的问题及今后努力的方向。

　　撰写总结要注意以下四点:

　　1.收集和占有材料

　　2.实事求是，一分为二

　　3.围绕中心，突出重点

　　4、叙议结合，语言简朴

　　二、怎样撰写计划

　　计划--为做好某项工作或完成某项任务，根据上级 的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求， 提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。 计划按时间划分年度计划、季度计划、月份计划、一 周计划;按范围划分单位计划、部门计划、车间(处室) 计划、科室计划

　　标题:一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。 前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。 正文: 主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。 结束语

　　计划

　　撰写计划要注意以下三点:

　　1.从实际出发，量力而行

　　2.计划中的目标、任务、指标等要写明确

　　3.使用表格式表达计划内容，表格设计要 简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时， 可以把计划内容分成几张表格来体现

　　三、怎样撰写请示

　　请示——下级单位在工作中发生的不能自行决定的重 大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级 解决、批准或指示时使用的文种。

　　请示大体上有五种，即审批事项请示、解决问题请示、 建议性请示、请求性请示、答复性请示。

　　标题：要准确点出请示事项。

　　请示

　　主送机关：坚持“主送一个机关”的原则。 请示缘由 正文： 落款 请示事项 结束语

　　撰写请示要注意以下三点：

　　1.不越级请示

　　2.不多头请示

　　3.要一文一事

　　四、怎样撰写报告

　　报告——向上级汇报工作、反映情况、提出意见、报 送材料、答复上级询问时使用的文种，可分为综合报告和 专题报告。

　　标题：要准确点出报告事项。

　　报告

　　报告引据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。 报告事项 结尾

　　五、怎样撰写会议纪要

　　会议纪要——传达会议议定事项和主要精神，要求个 与会单位共同遵守和执行的文种，它是将会议研讨情况和 成果摘要综合而成。 会议纪要可以分为办公会议纪要、专题会会议纪要、 座谈会议纪要。

　　标题：单位名称+会议名称+文种;会议名称+文种

　　会议纪要

　　总结部分 正文： 分述部分

　　结尾

　　六、怎样撰写述职报告

　　述职报告——述职者在被考核过程中，向自己的任命 部门和上级领导及职工群众汇报自己在一个时期内守职、 尽责和施政情况的书面报告，是干部考核过程中普遍使用 的一种事务文书。

　　标题 称谓

　　开头部分 正文： 主体部分

　　述职报告

　　结尾 落款

　　撰写述职报告要注意以下两点：

　　1.实事求是

　　2.语言要恰当、得体

　　第三章　公文写作技巧

　　一、公文写作的基本套路

　　公文写作的基本套路三段式：

　　1、是什么

　　2、为什么

　　3、怎么办 即：提出问题——分析问题——解决问题

　　二、要养成打腹稿的习惯

　　打腹稿的过程就是谋篇和立意的过程：

　　1、正确领会领导意图

　　2、拟定写作提纲

　　三、公文写作怎样收集材料

　　公文材料是公文写作的物资基础

　　1、以前的和最近的

　　2、正面的和反面的

　　3、点上的和面上的

　　4、直接的和间接的

　　四、熟记公文的结构

　　从公文结构的整体来分析，一般的结构为： 开头——主体——结尾

　　五、公文开头的几种写法

　　公文开头要开门见山，起句立意、简洁精炼、 富于概括力。

　　1、根据式

　　2、原因式

　　3、目的式

　　4、引文式

　　5、时间式

　　6、事实式

　　六、公文结尾的几种写法

　　结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。

　　1、总结式

　　2、展望式

　　3、号召式

　　4、要求式

　　5、特定式

　　第四章　公司行政公文处理常识

　　一、行政公文管理和制发的责任单位

　　公司总经理办公室是本公司公文处理的管理部 门，对各职能管理处室起草的以公司名义制发的 上行、下行和平行公文进行审核和管理，从政策、 格式、行文规则上把关。未经总经理办公室审核 登记，任何车间和处室均无资格以公司名义制发 公文，没有法定效力。

　　二、公文种类

　　令、决定、通知、通报、通告、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要

　　三、公文格式

　　1、公文标题中除法规、规章制度类名称加书名号 外，一般不用标点符号。

　　2、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。写 在正文之下，成文日期之上。

　　3、公文除“会议纪要”以外，都应加盖印章。

　　4、成文日期以负责人签发的日期为准。

　　四、发文办理

　　发文办理是指公司名义制度公文的全过程，即：

　　草拟→本处室负责人签字→会签→审核→签发→ 登记、批发文字号→打字→校对→缮印→用印→ 登记、分发

　　要明确的几个问题：

　　1.引用公文应先引标题，后引发文字号

　　2.公文结构层次序数

　　3.应当适用国家法定计量单位

　　4、公文中的数字

　　5、拟制公文

　　6、装订要求

　　7、公文的版面要求

　　拓展：公文写作基础

　　（1）发文处理程序与方法

　　发文处理的一般过程

　　1、复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　2、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　3、印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　4、核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　（2）收文处理程序与方法

　　收文处理的一般过程

　　1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　4、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　（3）公文的整理和归档

　　1、涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　2、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。