口头报告方法

口头报告方法

　　在学习、工作生活中，报告的适用范围越来越广泛，报告包含标题、正文、结尾等。你还在对写报告感到一筹莫展吗？下面是小编为大家整理的口头报告方法，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

　　口头报告的基本方法

　　文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？

　　(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

　　(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；

　　(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。” （4）一定要简短、扼要、流畅；

　　(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；

　　(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

　　口头报告技巧

　　从前的人会觉得嘴上功夫是不好的，其实在这个重视沟通的社会，嘴上功夫也是一门真功夫。所以要学好口头报告的技巧，必须先做好几项心理建设，例如学习将口头报告当作是个值得把握的难得机会。虽然现代人聊天机会很多，但是站在台上、别人都很专心地听你发表意见的机会并不多，所以有这种机会就要好好把握；有时别人还会加入互评的活动，这正是你进步的难得机会，所以不要觉得口头报告是一件很讨厌、很难搞的事，而该当作是成长的契机。另外，要相信成功的口头报告是可以训练出来的。有的人一拿到麦克风就可以口若悬河，这很可能是后天训练出来的能力，而平常口齿伶俐的人不一定就会做口头报告。 3P情境分析—People、Place、Purpose

　　首先，在口头报告的事前准备工作中，必须针对3P做情境分析。你要先分析听众 (People) 的人数、性别、年龄、地位、态度、知识和需求。你的听众群如果是同学，就比较单纯，大都以班上同学为主，但即将就业的高年级同学就要注意其它点，特别是进入商业界工作后你会发现一天到晚都要做简报，某些口头报告到这个公司可能很成功，到下一个公司就不一定了，重点在于要找出听众中的关键人物。在学校，关键人物当然就是打分数的老师，你要说服他，迎合他的需求，这就是成功报告的

　　关键。再来你要分析场地 (Place) ，选择最适合的环境。对同学来说，大部份场地就是教室，但教室有很多种，报告前你需要分析哪种场地较适合你，不适合的话该作什么调整。最后要分析目的 (Purpose) ，也就是你为什么要做这次报告。你要以达成听众期待为目标进行报告，这样听众才不觉得时间被浪费了。

　　建立自信的方法

　　如果真的很不喜欢做口头报告，以下有一些帮助你建立自信的方法：

　　第一，自我鼓励（自我催眠）法，你可以告诉自己我已经准备的很充分了，或是我的题材很有趣，同学一定会很喜欢。当全世界的人都说你不好，一定要有一个人说你好，那就是你自己。

　　第二是要点记忆法，有的人上台很紧张，只好把要报告的东西从头背到尾，这样报告就会变得很死板。其实只要记下你的重点，报告时不管发生什么状况，只要重点有出来你就会很笃定、报告就有内容。另外要熟读记忆，因为PPT的内容一定比你要报告的东西少，所以你必须熟记你要讲的东西，报告时再用自己的话流利地说出来。

　　第三是情绪调节法，就是深呼吸 1…2…3…

　　第四是目光回避法，虽然老师们都说要有 eye contact 才有礼貌，但非常紧张时做 eye contact 反而会弄巧成拙。这时可以使用虚视法，就是把视线放在后排上方缓缓移动，让观众以为你正看着他 (虽然你并没有)。

　　最后是试讲练习法。不管将来做什么报告，请一定要反覆练习。独自练习也可以，但因为你要在众人面前报告，最好找家人朋友来试听，这样也有助于报告时间与观众反应的掌控。除此之外，报告时记得要穿适宜的衣服。中国人很讲求随性和随意，但报告时穿自己最舒服的衣服来，是万万不可的。请记得一个原则：要穿的比主持人还正式。对同学而言主持人就是老师，要穿的比老师正式有点困难，但只要正式就好了，例如穿个衬衫，避免牛仔裤和拖鞋，倒不必标新立异。穿的正式也是在向听众释放一个讯息，就是你很重视今天的报告。给众人这样的第一印象是很重要的。

　　上台前的确认

　　上台前要做最后的确认：

　　第一，早点到达会场熟悉环境，注意一下讲台和时钟的位置，如果当天要和听众做活动，记得要特别注意你和听众的距离以及座位排放的方式。

　　第二，确认报告过程中要使用的设备，例如注意麦克风是有线或无线（这会影响你控制音量的大小和移动性）、计算机的电源线是否找得到插座、投影机的效果好不好、喇叭有没有声音、有没有网络连线等。

　　第三，要准备好自己的小道具，例如讲义、水杯、手表、光笔。光笔是很好的工具，但未必每个人都能用的很好。典型光笔的移动方式是画圈、在底线移动，但如果到处点来点去、眼花撩乱地乱移，会让听众看了眼睛抽筋，非常吃力。因此，如果要使用光笔请先多练习，并请记得只挑PPT上的重点强调，不需要每个东西都点，也可以利用声音或手势来辅助。另外一个讲者紧张时常犯的错误，就是直接用手在计算机荧幕上指来指去，但这样听众根本看不到。最后要确认的，就是先准备好报告的相关档案，例如先打开简报档。做好这些准备，你就可以上台了。

　　报告小技巧

　　报告是有一些小技巧的，理想的报告结构应该长这个样子：开场白占 10% ，主体占 85% ，结语占 5% 。首先就开场白的部份，开场白有很多种方式，最常见的就是致意或问候，例如中午时段可以问同学吃饱了没，或是一边测试麦克风一边问：后面的同学听的到吗？等问题。自我介绍也是很好的开场白，或者做个背景介绍（为什么做个报告？引起问题意识）、流程简介、利用轻松幽默的话开场（不强求，这和个性有关）、引用古

　　今名言，或是使用一张漂亮的图片等。一个好的开场就成功了一半，因为它可以吸引老师和同学的注意力。

　　就主体的部份，你应该组织报告的内容，强调逻辑性，使段落和结论相呼应，并且插入流程。第一，报告的内容可以用故事脚本或理论两种方式来组织，故事脚本的方式可依时程（过去、现在、未来）、地理环境（亚洲、欧洲、美洲）或阶段（实施的阶段、注意事项、验证的阶段）来陈述；依时程的方式陈述会给听众一个较完整的故事性，依地理环境及阶段来陈述则须在总结时作说明会比较清楚。

　　若用理论来组织报告可使用归纳法、演绎法或辩证法这三种科学方法。

　　归纳法可以用来说服公司老板，例如A公司用我们公司产品，B公司用，C 公司也用，代表我们产品很好，所以结论就是你们公司也可以用我们的产品。

　　辩证法通常用来处理较具争议性的问题，通常会有一方持正方意见，另一方持反对意见，结论是你的看法如何。

　　演绎法方面，典型例子是薪资结构和劳动意愿的关系，例如先假设前提：薪资越高劳动意愿越高，经由事实证明的确如此，进而得到结论。第二，报告的逻辑性非常重要，切忌天马行空地给很多事实、例证或资料，却让人摸不清主题。

　　口头报告的原则

　　一、把握时机去汇报。

　　什么时候去汇报，这是汇报时机的问题。挑个好时机，会起到锦上添花的效果。简单讲，无非分事前、事中、事后三个节点，当然了，并不是每一件工作都得分这三个阶段，需要具体问题具体分析。

　　事前汇报，把自己的想法和思路讲明白，听取领导的意见和建议，确保方向不偏、原则不错。

　　事中汇报，把工作开展的进度、成效以及工作中的问题说清楚，争取领导的支持和肯定，协调处理工作中的难题。切记，有问题自己处理不了一定要汇报，千万不能置之不理。

　　事后汇报，主要是心得、体会和不足，给工作收尾，听取领导的综合评价，以进一步提高自己的能力和水平。口头汇报不仅要把握时机，还要注意场合，尽量不要不分场合的临时汇报。

　　另外，当领导公务繁忙或者工作中出现困难、心情不好时，除非有紧急事件，可以稍缓一缓汇报，以达到更好的预期效果。

　　二、做好功课去汇报。

　　虽是口头汇报，不需要形成文字材料，但也要提前做好功课，不能想到哪里说到哪里，更不能信口开河。

　　第一，要准备好笔和笔记本，好记性不如烂笔头，这个道理大家都懂的，空着手去汇报总觉得有失偏颇。

　　第二，要换位思考，保持前瞻性，学会站在领导的角度提前去思考，如果你是领导，你会关注什么，你会对什么感兴趣，据此列一个提纲，事前把功课做足，特别是一些关键事项、关键数据和复杂问题的处理应对，一定要做到心中有数、心中有底。

　　第三，要对比分析，同一项工作，与以往相比有哪些进步，与兄弟单位相比有哪些不足，都要分析清楚，无论是横向还是纵向，该用数字的用数字，该举例子的举例子。

　　第四，要熟悉手头的其他工作情况，单独汇报完一件事后，领导可能会关系你部门的其他事情，所以，功课不仅要做还要做足、做全，以不变应万变。

　　三、独立思考去汇报。

　　领导平时较忙且水平较高，听取汇报的目的是获取高质量、有价值的信息，而不是大路边都能听到的套话，这就要求自己的汇报要有重点、有逻辑、有见解。

　　第一，有重点。不能胡子眉毛一把抓，领导平时已经掌握的内容不需要详细汇报，领导平时可能不了解或者了解不全面的，需要重点汇报，重点汇报的内容还需要根据轻重缓急划出优先级，最重要的、最紧急的先汇报。

　　第二，有逻辑。汇报讲求有条不紊，先说什么后说什么，开头、中间、结尾讲哪些内容，都需要提前谋篇布局。前因后果、时间先后、并列关系、条件关系，要做到层次分明、条理清晰，能分得出一、二、三来。

　　第三，有见解。汇报贵有新意、汇报的内容要融入自己的见解，即使一项工作多次提及，也要像剥洋葱一样一层层进行深入研究，直到提出有一定的思想、有一定的深度看法，达到耳目一新的感觉。当然，不能为了刻意出新而出新，有见解的看法还得有实效，不能是花架子，不能是空中楼阁。

　　怎样做好口头报告

　　1.与观众的交流

　　我们不是指直接面对观众，尽管当你口头发言时，与更多的观众进行目光交流非常重要，因为这样使得气氛更加融洽和舒适。我们的意思是当你准备口头发言时，应该考虑面对的观众。确定你了解你的观众-他们的背景，他们对你口头报告的了解水平，以及他们希望从你的发言中学到什么。脱离主题的演讲常常是乏味的，也无法让你赢得观众的钟爱。请表达观众想听的内容。

　　2.越少则越好

　　缺少经验的演讲者常犯的错误就是试图说得很多。他们认为有必要向观众证明自己懂得很多。结果导致主要信息经常缺失，并且使得有价值的提问时间通常被削减。你对主题的认识程度是通过你清晰且简短的口头发言来完美的表达，这种形式的表达通常具有煽情性，从而提高观众参与积极性，增强提问-回答互动性。只有那样，你对主题的认知才能清晰的表达。如果你没有把握其中的任何问题，你很可能没有遵守其它原则。更糟糕的是，你的口头演讲既让人费解，又显得陈腐。过多的材料，还会导致你说得太快，同时更多的信息会被遗失。

　　3.讲有价值的信息

　　即使时间合适，也不要过分激情的发表你当时的所想。研究并不像你想象的那样发展。请时刻牢记听众的时间是很宝贵的，而不能被一些无趣的初级内容所占用。

　　4.使听众牢记获取的信息

　　经验认为，如果你能使你的听众1周后仍能记得你的口头演讲，他们可能只会记住其中3点。如果这些正好是你准备阐明的要点，那你做的就尽善尽美了。如果这些只是非重点，那你演讲是失败的。如果他们不能回忆起3点来，这意味着什么已经很明显了。