国际商务邀约礼仪简介

国际商务邀约礼仪简介

　　作为加深彼此感情,促进人际交往的重要途径之一,邀约从来都是必不可少的。在国际商务交往中，邀约礼仪细节化分的话主要包含三方面的内容：邀约礼仪、请柬礼仪、答复礼仪。在某种意义上来说国际商务邀约礼仪的一些礼仪规范在东西方是共通的。下面我们就来看一下国际商务邀约礼仪的具体规范。

　　邀约礼仪

　　对邀请而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很重的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间的关系现状。

　　在一般情况下，邀约有两种形式，即正式与非正式。正式邀约既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，所以它多采用书面形式；非正式的邀约通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。

　　正式的邀约有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商务人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。

　　在正式邀约的诸形式之中，档次最高、也最为商务人士所常用的是请柬邀约。

　　请柬礼仪

　　请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是上街购买印刷好的成品，还是自行制作，使用请柬都应当遵守成规。请柬正文的用纸，大部分比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧为正文的行文之用。

　　封面通常采用红色，并标有“请帖”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色，但不可用黄色与黑色。

　　在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。

　　在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时勿忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常都是使用同一个意思的法文缩写“P.M”。

　　邀请者得落款，一般处于正文之间，其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。请柬写好后，最好提前一段时间发出，以留给受邀者安排时间的余地。

　　答复礼仪

　　在商务交往中，商务人士不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约，都必须及时、正确地进行处理。不论自己能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答，或者应邀，或者婉拒。

　　所有的回函，不管是接收函还是拒绝函，均须再接到书面邀约职业后三日内回复，而且回得越早越好。在回函的行文中，应当对邀请者表现出尊重、友好、并且应当对能否接收邀约这一关键性问题作出明确的答复，切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由就可以了。

　　回函的具体格式可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。在写接收函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便于邀请者“核实”无误；在写拒绝函时，则不必这样做。

　　回函通知邀请者自己决定接收邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”会给邀请者增添许多麻烦。

　　拒绝邀约的理由应当充分。卧病、出差、有约在先等等，均可采用。在回绝邀约时，不要忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。

　　拓展：

　　商务宴请邀约的原则

　　1.专业化

　　2.明确化

　　商务宴请邀约的方式：

　　商务宴请邀约的方式有正式邀约与非正式邀约。正式的邀约多采用书面的形式，注重邀请的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的。

　　正式的邀约可以分为电话邀约、面对面邀约、请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式。它适用于正式的商务交往中。

　　非正式的邀约有面对面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。正式邀约可统称为书面邀约，非正式邀约则可称为口头邀约。在比较正规的商务往来之中，应该以正式的邀约作为邀约的主要方式。

　　请柬邀约

　　在正式邀约的多种方式中，请柬邀约档次最高，也是最为常用的邀约方式。如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，采用请柬邀请佳宾，不仅能和其他的邀约区分开来，而且显得更加的庄重和展现邀约的诚意。

　　传真邀约

　　传真邀约是利用传真机发出传真对被邀请者所进行的一种邀约。

　　在具体格式、文字方面，其作法与书信邀约差不多。传真邀约的好处就是利用了现代化的通讯设备，传递会更为迅速，并且不易丢失。

　　电报邀约

　　电报邀约即以拍发专电的形式对被邀者所进行的邀约。

　　电报邀约与书信邀约在文字上，都热情、友好、恳切、得体的表述邀约的具体内容，除此之外，由于电报本身的原因，电报邀约要求更加简练明了的表述内容。

　　电报邀约速度快，准确率高。因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。

　　便条邀约

　　便条邀约即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。

　　便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、整洁为好。

　　用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中。

　　商务宴请应邀者礼仪：

　　1.认真对待邀约

　　任何书面形式的邀约，都只有在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。所以应邀者接到邀约，都必须及时地、正确地进行处理。

　　不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答：或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，这些做法都是不合乎商务场合应该有的礼仪。

　　2.积极做出反应

　　商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后，必须认定：邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。对方邀请，尤其是以书面形式正式地邀约我方，基本上都是对应邀者尊重与友好的表示。所以在接到邀约后，应当作出积极的礼貌性的反应。

　　3.准确回复邀约

　　积极反应的第一步，是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。

　　为了使邀请者做到对他所发起的邀约胸有成竹、避免失误，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。

　　4.应邀者回函礼仪

　　对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

　　不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。

　　在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好的邀请作出明确的答复。如果拒绝，则讲明理由。

　　回函的格式可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面与邀请函不想上下。

　　在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。

　　回函通知邀请者自己决定接受邀请后，最好不要失约了。这类临时的取消，会给邀请者带来许多麻烦。

　　拒绝邀约的理由应当充分。卧病、出差、有约在先等等，均可采用。

　　在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。

　　例子：接受邀约的回函示范一则

　　华夏集团董事长刘晓先生非常荣幸地接受盛泽集团总裁温升先生的邀请，将于4月20日上午10时准时出席盛泽集团开业仪式。谨祝开业大吉

　　例子：拒绝邀约的回函示范一则

　　尊敬的盛泽先生：

　　我深怀歉疚地告诉您， 由于本人明晚将乘机飞往英国伦敦洽谈生意，故无法接受您的邀请，前往纽约饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。恭请见谅。

　　对于邀约上书面规定的赴约要求，被邀请者在原则上都应当接受，并且“照章办事”。

　　如何让应邀者尽快回复邀请

　　为了让被邀请者对邀约尽快回复，邀请者在发出书面邀约时，应该对被邀请有所暗示，请对方能否到场必须作出答复。

　　通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请子函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。