公文写作的的基础性知识

公文写作的的基础性知识

　　公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，以下是小编为大家精心整理的公文写作的的基础性知识，欢迎大家阅读参考!

　　公文成文要素

　　1.正文 正文是公文的主体部分。不同文种的公文，各有其特点，因此写法也不一样。

　　2.附件 附件是公文的一个重要格式要素，但不是必备要素。公文如有附件，应注明附件的标题件数，不要只写“附件如文”、“附件x份”。常见的附件有两类：一类是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等。一类是用于向上级机关报送或向下级机关批发(批转、转发、印发)的附件。前一类附件是真正意义上的附件;后一类附件实际上是主件，而主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

　　3.发文机关 发文机关即落款。政府机关的公文一般仅以版记和印章为标志而不写落款，党的机关公文一般写有落款。落款必须写全称，如“中共内蒙古自治区人民政府”，不能简化为“内蒙古自治区人民政府”。

　　4.成文日期 成文日期是指公文发出和生效的日期。 公文发出和生效的日期，不同的公文种类也有严格的规定。 如果是会议通过的“决定”、“决议”等公文虚以会议通过的日期为准;如果是领导人签发的公文，以签发机关的领导人签发日期为准;法规性文件则以批准日期为准或者以在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期为准。 成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字数码表示，如“二OO六年八月三十一日”，党的机关公文，其成文日期一般使用阿拉伯数码表示，如“2006年8月31日”。

　　9.抄送机关 一般是指需要了解和知晓公文内容的机关。按照公文法规的规定，对于抄送机关的确定，不再区分上级、平级与下级，均使用“抄送”一词。不宜延续过去多年一直使用的“抄报”、“抄发”的提法。

　　根据公文所起的作用不同，可分为

　　(1)法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。

　　(2)计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。

　　(3)指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。

　　(4)总结性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。

　　(5)请示答复性公文。如请示、批复、复函等。

　　(6)告知性公文。如公布、公告、通报、通告、简报等。

　　(7)商洽性公文。如函等。

　　根据公文的使用范围不同又可分为

　　(1)通用公文。即指各级党政机关、人民团体、企事业单位所普遍使用的公文，它既包括<>

　　(2)专用公文。即在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的公文，它包括外交公文、司法公文、讣划公文、科技公文、军用公文等。

　　(3)公布公文。即指向社会各界和人民群众公开传达或通过报纸、电台、电视台等新闻向国内外公开发布的公文，如命令(令)、公告、通告等。

　　(4)内部公文。即指党政军机关及企业事业单位内部使用的公文。

　　根据公文内容的重要程度可分为

　　1、绝密公文。这类公文涉及党和国家最核心机密内容，一旦泄露会使国家的安全受最为严重的损害。

　　2、极密公文。这类公文涉及党和国家比较重要机密内容，一旦泄露会使国家的安全遭受比较严重的损害。

　　3、秘密公文：这类公文涉及党和国家重要机密内容，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害：

　　根据公文送达和办理的时间要求，可分为

　　1、特急公文。这类公文的内容特别紧急，其办理时限一般不得超过24小时。

　　2、紧急公文。这类公文的内容比较紧急，其办理时限一般不能超过3日。

　　3、一般公文：这类公文的办理时限一般不宜超过15日。

　　公文写作基础知识

　　一、公文的主要文种：

　　国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

　　公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。

　　经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。

　　几种常用文种的区别：

　　(一)请示与报告

　　“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复(答复)，这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

　　一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

　　二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

　　三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

　　四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。

　　五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

　　六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复(答复)，是办理件，下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

　　七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

　　八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

　　(二)请示与函

　　“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

　　在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：

　　一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。

　　二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

　　三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。

　　四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函”应互相尊重。

　　五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。

　　(三)报告与总结

　　“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关(可多头主送)，抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。

　　(四)意见与建议

　　“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理;作为平行文，提出的意见供受文单位参考;作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。

　　(五)通告与通知

　　“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。

　　“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。

　　二、公文格式

　　(一)发文机关标识

　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“绵阳市财政局文件”。

　　主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　(二)发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角“〔〕”括入，经常出现使用“()”或“”或“[]”。文件序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

　　(三)签发人

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

　　(四)公文标题

　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后;使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字;行距不对，有的距离过大，有的过小。

　　(五)主送机关

　　标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。