公司邮箱使用细则

公司邮箱使用细则

　　为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系，使公司的各项管理更加科学化，制度执行更加规范化，特修订本规定。

　　一、电子邮箱地址：

　　统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：（即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼（若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台）。

　　例：（周凯邮箱）

　　（姜言言邮箱）

　　二、电子邮箱管理及使用方法：

　　1、邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。

　　2、开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下：打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志）→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。

　　3、邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置"邮件到达短信提醒功能"，以便及时处理公务。

　　4、邮件撰写

　　（1）称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意

　　一个顺序问题。

　　（2）确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。使用结束语。如：有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。

　　5、邮件发送

　　收件人：

　　是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。

　　抄送：

　　一般是事件相关联系人。

　　密件抄送：

　　如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人，但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。

　　6、邮件回复

　　（1）所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。

　　（2）不要随便点击全部回复。

　　（3）转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发

　　（4）指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。

　　（5）对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。

　　7、附件

　　（1）公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5M。

　　（2）发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。

　　三、提交邮件文件名命名（见共震文件名使用管理规定）

　　四、企业邮箱使用范围：

　　1、对内使用：共震科技所有在职员工，提交文件一律通过企业邮箱写邮件（除特别指定的邮件外）。

　　2、对外使用：凡涉及到公司正常业务往来的，一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的业务属于非常规的业务，一律使用公司的公共邮箱，由行政部指定负责人负责处理。（邮箱帐号：）

　　五、不按规定使用的处理办法：

　　1、邮件提交

　　·未通过公司邮箱

　　·未按要求格式

　　2、邮件未回复

　　处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。

　　六、注意

　　1、虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。

　　2、对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。

　　3、对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。

　　办公室

　　20xx年4月2日