公司公文管理制度

公司公文管理制度

　　在学习、工作、生活中，制度对人们来说越来越重要，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编为大家整理的公司公文管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

公司公文管理制度1

　　1.总则

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　2.文件管理内容主要包括：

　　上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的签收

　　3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3.2公文的编号保管

　　3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3.3公文的阅批与分转

　　3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

　　3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　3.4文件的传阅与催办

　　3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　3.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　3.4.4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

　　3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　3.4.6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

　　4.发文的管理

　　4.1发文的规定

　　4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

　　4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

　　4.2发文的范围

　　4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　4.2.2公司下发文件主要用于：

　　①公布公司规章制度;

　　②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

　　③公布公司体制机构变动或干部任免事项;

　　④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　⑤发布有关奖惩决定和通报;

　　⑥其他有关公司的重大事项。

　　4.2.3公司上行文、外发文主要用于：

　　①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　4.2.5凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　4.2.6各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　5.文件的立卷与归档

　　5.1文件的'归档范围

　　5.1.1凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;

　　⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　5.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　5.2.2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　6.文件的销毁

　　6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　6.2经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司公文管理制度2

　　一、目的

　　为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理程序,最大限度地提高工作效率,结合公司实际,特制定本制度。

　　二、适用范围

　　《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。

　　三、管理职责

　　综合管理部公司为公文管理部门,负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。

　　四、公文分类

　　公司公文按其内容性质分为5类,包括:

　　1.制度类公文

　　2.机构设立及人员任免公文

　　3.内部通知、通告类公文

　　4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文

　　5.会议纪要、备忘录类公文

　　五、权限划分

　　1.制度类公文代码为a,由综合管理部拟稿,分管副总经理审核,公司经理例会讨论通过,公司总经理批准和签发。

　　2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为b,由综合管理部行政科拟稿,分管副总经理审核,公司总经理批准和签发。

　　3.内部通知、通告类公文代码为c,由综合管理部行政科根据相关部门的'发布内容拟稿,综合管理部部长审核,由相关部门的分管副总审核、签发,综合管理部备案。

　　4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为d,由综合管理部根据相关部门的报送内容拟稿,由相关部门的分管副总审核,总经理审批和签发。

　　5.会议纪要、备忘录类公文代码为e,由综合管理部拟稿,综合管理部部长审核,总经理审批和签发。

　　6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。

　　7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施,并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。

　　六、公文格式

　　1.内容范式

　　1)制度类公文

　　经公司××××××会讨论通过,并报董事长批准,现发布×××制度,自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免类公文

　　经公司研究,并报上级批准(如必要),决定设立/撤销××机构,任命/免去××先生/女士为××职务,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

　　3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。

　　1.文本格式

　　发文用纸为a4纸,标题小二号字,宋体加黑,正文一般为四号字,仿宋体,页边距上下左右各2cm,文件名与分隔线空1行,正文1.5倍行距,正文与文件名空1行,发文单位与正文空3行,发文日期与发文单位空1行,发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置,发文单位公章盖在发文单位正中。

　　2.公文编号

　　1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。

　　2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号,并按发文的时间先后顺序获取公文编号。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其签发审批单由综合管理部指定专人负责保管,并按类别建立公文发文登记表格,进行发文登记和档案管理。发文公文登记表和作废公文登记表详见附件三、附件四。

　　综合管理部定期对各类外部单位收文进行分类登记和档案管理。收文登记表详见附件五。

　　八、本管理办法由公司综合管理部制定、执行和负责解释。

　　九、附件

公司公文管理制度3

　　第一条总则

　　1.山东xx物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。

　　2.公文处理必须做到准确、及时、安全。

　　3.各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚,附件齐备。

　　4.一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。

　　第二条公文分类

　　1.行文分类要求

　　1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;

　　2)按是否编号,分为编号文和不编号文;

　　3)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;

　　4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。

　　绝密:公司董事长签发的相关文件;

　　机密:公司副总经理签发的相关文件;

　　秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;

　　2.介绍信

　　1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;

　　2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;

　　3)不允许开具空白介绍信;如确有必要,须征得公司领导授权人同意;

　　4)介绍信存根应妥善保管、归档;

　　5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;

　　6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;

　　3.内部出版物

　　内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。(如:'山东xx物业管理有限公司内刊'、'客户通讯')

　　4.不编号文的范围

　　1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;

　　2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;

　　3)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;学术性、知识性资料;其他非正式材料;

　　4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;

　　5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。

　　第三条收(发)文

　　1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入'收、发文登记簿'的公文包括:

　　1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;

　　2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;

　　2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;

　　3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;

　　第四条公文格式

　　1.凡以山东xx物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;

　　2.公司内部行文采用统一印制的内部联络单';

　　3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的呈报批示单';

　　4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序;

　　5.公文纸一般用a4型,左侧装订;

　　6.字体字号选用:

　　公文版头为小初号加黑宋体字;

　　公文大标题选用二号(小二号)宋体字;小标题选用三号宋体字;

　　公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字;

　　密级采用三号黑体字。

　　第五条公文办理

　　1.草拟公文

　　1)首页要使用公司统一的公文格式;

　　2)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;

　　3)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。

　　2.会签

　　1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;

　　2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;

　　3)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;

　　3.行文字号

　　1)5.3.1公司:鲁xx字[200x]第xxx号

　　2)5.3.2直属部门:鲁xxx字[200x]第xxx号

　　x为直属部门代字,具体如下:

　　办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环

　　签发公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。

　　4.执行

　　1)办公室负责将以公司名义发出的.公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);

　　2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;

　　3)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;

　　4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。急、密件要在信封上加注急、密字样。限时送到的公文和亲启公文要注明要求;

　　5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在'文件签收单'上签字,并交公司办公室存档备查。

　　第六条公文归档

　　1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;

　　2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;

　　3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;

　　4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。个人不得保存应存档的公文。

　　第七条责任

　　1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。会签人对公文专业内容承担专业技术责任;

　　2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;

　　3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;

　　4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。

　　第八条附则

公司公文管理制度4

　　第一条发文

　　1、公司各部门拟发稿（文）件，均须填制文件签发单，报总经理签发。

　　2、人事行政部需定专人对每份文件作好文号编制，及时准确按要求发送至相关单位、部门，并认真作好文件签收工作。

　　3、外送文件，经办人须用公司标准信封封存，并送（邮）至相关单位或上级部门，力求准确、无误。

　　第二条打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部负责。

　　2、公司各级部门所需打印的公文或其它文字资料，均由部门专人（文员）负责。

　　3、各类公文及资料的校稿由提供公文或资料的部门（人员）负责。

　　4、公司各类公文、文件、通知，人事行政部须分类存档一份。

　　第三条收文

　　1、凡外来文件或参会人员带回的.会议文件，任何部门或个人收到后均应及时交至人事行政部，不得无故截留文件。

　　2、人事行政部收文后应及时作好收文登记工作，并根据文件精神或要求，认真填写公文处理传阅单，经人事行政部主管阅后及时由专人将文件送至相关部门负责人处予以办理。

　　第四条传阅

　　1、人事行政部须及时准确地将传阅文件按文件处理要求送相关部门负责人处。

　　2、人事行政部在规定时间内应及时收回传阅文件，不得有漏、损、销情况发生。

　　3、文件阅示人须认真阅文，并根据文件精神及公司要求布置好本部门或相关人员执行文件所要求事项，并在文件传阅单上签阅意见。

　　4、人事行政部根据领导批阅意见及文件精神，对执行未果的部门应督办，直至将公司领导意见及指示落到实处，并将执行情况报公司领导。

公司公文管理制度5

　　为使公文的签收及发放及时、准确，确保公文制作规范，保存完整、齐备。提高公文处理的工作效率和公文质量。特制订本制度

　　一、企业常用公文的构成

　　企业常用公文包括请示、报告、申请、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函件、会议纪要、工作总结、工作计划、讲话稿等。

　　二、文书收发管理

　　1、企业各部门与外界来往公文的收发由办公室统一负责。办公室主任指定专门人员负责往来公文的收发、拆封、登记、分发、制作、核稿、校对、发文等事宜。以传真、邮件、邮寄等方式到达的公文全部由办公室接收。再按公文按审批程序送至承办部门。如遇特殊情况无法及时送达，应提前电话通知知承办部门。文件传阅过程中应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将有密级的文书带回家、宿舍及公共场所，也不得传至权限范围之外的人员。

　　2、负责人阅读、批阅公文，当天阅读完后应在下班前将公文交至办公室。阅批公文一般不得超过两天，阅后应签名，并作拟办意见，责成相关部门办理。如需备查，应按照有关规定执行。办公室对公文负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到公文后应立即指派专人办理，不得将公文压放、分散。

　　三、公文的制作

　　公司发文工作集中在总公司办公室。凡是以xxxx公司名义发出的`通告、决定、请示、通知、报告、会议纪要等均属于发文范围。各部门不得以xxxx的名义擅自对外发送正式公文。各部门需要向上级反映汇报重要情况或向下安排重要工作要求发文的，应向办公室提出发文申请，并将文字底稿交办公室审核。发文经办公室主任、分管经理核稿、修改后，交总经理会签后由办公室统一打印、盖章和分发。

　　四、公文归档与保管

　　1、全部处理完后的文书，按照一定的分类进行整理与编辑，并在文书保存本上做好登记。

　　2、企业个人不得保存企业文书、凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离企业的员工应将文件记录本清理移交。

　　3、如果职务或部门计划发生变更或做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

　　4、当年的公文于次年7月份前整理装订后编号递交档案室存档。存档时应列出详细地文档明细，一式3份。并由档案管理员、监交人确认签字以备查询调阅。

　　本制度自发布之日起执行。

公司公文管理制度6

　　一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

　　三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。

　　四、行文与打印管理

　　1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

　　2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。

　　3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

　　五、发文管理

　　1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

　　2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

　　3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的.请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

　　2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

　　七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

公司公文管理制度7

尊敬的公司领导：

　　我谨代表公司行政部，就公司统一使用公文管理制度的必要性及实施方案，向您提交此请示。

　　随着公司的不断发展和壮大，各部门间的沟通与协作日益增多，公文作为公司内外信息传递的重要载体，其规范性、准确性和高效性对于提升公司形象、保障工作顺利进行具有重要意义。然而，目前公司在公文管理方面存在一些问题，如格式不统一、内容不规范、审批流程不明确等，这些问题不仅影响了工作效率，也给公司的形象带来了负面影响。

　　因此，我们建议公司统一使用公文管理制度，以规范公文格式、明确审批流程、提高公文处理效率。具体实施方案如下：

　　一、制定统一的公文格式标准。我们将参照国家相关标准和行业惯例，结合公司实际情况，制定适用于公司内部和外部的公文格式标准，包括文件头、正文、落款等各个部分的`字体、字号、排版等要求，确保公文整体风格一致、美观大方。

　　二、明确公文内容要求。我们将制定公文内容规范，明确各类公文的写作要点和注意事项，避免出现内容重复、信息不准确等问题。同时，我们将建立公文审核机制，确保公文内容符合公司政策和法律法规要求。

　　三、优化公文审批流程。我们将对现有的公文审批流程进行全面梳理和优化，明确各级审批权限和审批时限，简化审批环节，提高审批效率。同时，我们将建立公文催办机制，确保公文在规定时间内得到及时处理。

　　四、加强公文管理培训。我们将组织相关部门人员进行公文管理培训，提高员工的公文写作和处理能力，确保公文管理制度得到有效执行。

　　通过统一使用公文管理制度，我们相信将能够有效提升公司的公文管理水平，提高工作效率，树立公司良好的形象。我们恳请公司领导对此请示给予审批，并指示相关部门配合实施。

公司公文管理制度8

　　为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

　　一、公文的定义及分类

　　1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

　　2、公司公文分类：

　　（1）公司规章制度及流程文件和表单类。

　　（2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。

　　（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。

　　（4）请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。

　　（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。

　　（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

　　（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。

　　二、公文处理原则

　　1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

　　3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

　　5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。 三、管理规定

　　1、起草公文要求。

　　（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件) （2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。

　　（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。

　　（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

　　2、收文管理

　　（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）

　　（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

　　（3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、发文管理

　　（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的'，还应附批示件。

　　（2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。

　　（4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。

4、公文的存档与保管

　　（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。

　　（2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。

　　各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。

　　附件: 文件版面格式要求

　　一、页面设置

　　（一）使用A4打印纸，设置为纵向。

　　（二）页边距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。

（三）在“页面设置选项卡”中的“文档网络选项卡”中将每页设置为42行。

　　二、字体

　　（一）标题

　　标题用2号宋体加粗。

　　（二）正文和小标题

　　1、正文用3号仿宋GB2312。

　　2、一级小标题用3号黑体，二级小标题用3号楷体GB2312加粗，三、四级小标题用3号仿宋GB2312。

　　小标题级别为：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。

3、“附件”二字用3号黑体，附件内容用3号仿宋GB2312。

三、格式

　　（一）页码位于底部居中，格式为：“ -1- ”、“ -2- ”。

（二）标题应设置为居中。若超过一行则用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，则不必缩进直接变为两行。

　　（三）除标题外所有内容均设置为左端对齐。

（四）小标题和段落首字之前空2个字符，即4个空格。

　　（五）若小标题独立成行，其后不加标点。

　　（六）标题与正文之间用3号字体空一行，正文与落款之间用3号字体空两行。

　　（七）附件与正文之间用3号字体空一行。“附件”二字之前空2个字符，即4个空格。（附件在正文和落款之间）

　　（八）日期从右向左空4个字符，即8个空格。单位落款应处于日期正中；若落款超过一行，用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，用字符间距80%缩进。

　　（九）选中所有内容，在“段落选项卡”中的“缩进和间距选项卡”中，将行距设置为单倍行距；在“换行和分页选项卡”中，取消孤行控制。

　　（十）文件存储格式：Word 97-03“.doc”格式。

综合管理部

　　xx年xx月xx日

公司公文管理制度9

　　1.目的

　　为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于集团总公司、子公司。

　　3.职责范围

　　3.1集团总裁办

　　3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

　　3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

　　3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。

　　3.2集团其它各部门、子公司

　　3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

　　3.2.2负责按本制度规定执行

　　4.公文处理原则

　　4.1公文处理原则

　　4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的`工作。

　　4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　5.公文的种类

　　5.1公文的定义

　　5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　5.1.2常用的公文种类

　　常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

　　(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

　　(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

　　(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

　　(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

　　(六)规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　(七)函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

　　(八)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

　　6.公文格式和行文规则

　　6.1公文格式和行文规则

　　6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸

　　(1).公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

　　(2).公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

　　6.1.2公文中图文的颜色

　　除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

　　6.1.3排版规格与印制装订要求

　　(1).排版规格

　　正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　(2).制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　(3).印刷要求

　　单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

　　(4).装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

　　6.2公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等级和保密期限

　　密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

　　(3).紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　(4).发文机关标识

　　由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司(文件)”或“九州集团”;对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司(通知)”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).发文字号

　　发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

　　②如发文单位为总裁办，则具体格式为：

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　(6).签发人

　　公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

公司公文管理制度10

　　1.为使公司(以下简称公司)公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效益和办理公文质量，结合公司实际，特制订本管理规定。

　　2适用范围本规定适用于公司机关、分子公司及各单位。

　　3规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本适用于本标准。 《国家行政机关公文格式》

　　《集团公司机关公文处理办法》

　　《集团公司公文管理办法》

　　4职责

　　4.1经理(党委)办公室负责公司机关部门公文管理和对分子公司公文的管理、检查、指导工作。

　　4.2各分子公司办公室或相关部门负责本单位公文管理工作。

　　4.3公司主要领导负责公文的审阅签发工作。

　　4.4行文部门负责公文的拟办和发文手续办理工作。

　　4.5公司档案室负责公文的归档指导工作;按归档范围，督促检查、指导工作。

　　5活动描述

　　5.1管理原则

　　5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的.重要工具。

　　5.1.2公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等相互关联、衔接有序的工作。公司经理(党委)办公室是公文处理的管理部门，负责公司的公文处理工作，并负责指导公司分子公司和机关部室公文处理工作。

　　5.1.3公文处理必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全，统一收发、分办、传递、催办、用印、审核、立卷、归档和销毁。

　　5.1.4公文处理必须严格执行国家和企业有关保密法规，确保国家秘密和企业商业秘密安全。

　　5.2管理内容

　　5.2.1公文种类

　　5.2.1.1通知：用于转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文;传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项;任免和聘用人员。

　　5.2.1.2通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　5.2.1.3报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议或者意见，答复上级询问的事项。

　　5.2.1.4请示：用于向上级请求批示、批准的事项。

　　5.2.1.5批复：用于答复下级单位的请示事项。

　　5.2.1.6决定：用于对重要问题或重大行动做出安排及决策。

　　5.2.1.7意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　5.2.1.8会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。

　　5.2.1.9函：用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　5.2.1.10公告：用于向公司内外、国内外宣布重要事项。

　　5.2.2公文格式

　　公文一般由眉首(密级、紧急程度、文头、发文字号、签发人)，主体(标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注)，版记(主题词、抄送单位、印发单位和日期)三部分组成。

　　5.2.2.1密级和紧急程度

　　涉及国家机密和商业经济秘密的公文，标明密级。涉及紧急事项的公文，标明紧急程度。

　　5.2.2.2文头

　　用发文单位全称或规范化简称;分为公司、部室、子公司三类文头。

　　5.2.2.3发文字号

　　包括单位代字、年份、序号、形式为“代字[年份]序号”。公司文头发文代字为“党发，”，部门文头发文代字为“A字”(A为部室代号，包括群众组织);子公司文头发文代字为“xxB发。年份用四位阿拉伯数字，序号为该代字流水号。联合发文只标明主办单位代字、序号。

　　5.2.2.4签发人

　　上行文应注明签发人，签发人一般应为单位主要领导。

　　5.2.2.5标题

　　准确简要概括公文主要内容，并可表明公文种类。

　　5.2.2.6主送机关

　　公文的主要受理机关，用全称或规范化简称、统称。

　　5.2.2.7附件

　　如有附件，标明名称。附件说明在正文下空1行、左空2行字进行标识。如：

　　附件：1.xxxxxxxxxxxx

　　2.xxxxxxxxxxxx(后面不加标点符号)

　　5.2.2.8印章除会议纪要外，各文种均加盖印章;印章应与文头相符。

　　5.2.2.9成文时间

　　以负责人签发日期为准。

　　5.2.2.10附注

　　公文如有其他需要说明的事项，应加附注，用括号括起位于成文时间下一行居左空2格加圆括号标识;上行文应在附注中注明联系人姓名和电话。

　　5.2.2.11主题词

　　按照《集团公司公文主题词表》标注;同时结合企业实际，规定五种自由词作为主题的补充，包括公文中关键的人名、单位(地)名、产品名、项目名、装置(设备)名。主题词不能超过5组。

　　5.2.2.12抄送单位

　　公文如需除主送机关外的其他机关知晓或执行，应注明抄送单位;抄送单位名称应使用全称或规范化简称、统称。

　　5.2.2.13印发单位和日期

　　标明主办单位全称或规范化简称以及印发时间。

　　5.2.2.14印刷和装订

　　公文采用国际标准A4型纸张双面印制，左侧装订。

　　5.2.3行文规则

　　5.2.3.1行文应当确有必要，注重效用。

　　5.2.3.2公司机关各部门根据职权范围，可以代表公司，以公司名义向分子公司行文;子公司及职能部室可在本单位范围内行文，不得对外正式行文。

　　5.2.3.3向上级机关行文，应主送一个上级机关，如需其他上级机关阅知，可以抄送;公司形成的请示、报告公文要将底稿和两份文件交公司经理(党委)办公室存档，然后再将两份文件送上级办公室阅批。

　　5.2.3.4一般不得越级请示或报告;除生产事故、大型集体上访、突发事件等紧急重大情况或逐级行文延误时机将造成损失，经公司领导指定可以越级行文外，均要逐级行文。因上述情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。

　　5.2.3.5 “请示”和“报告”在公文中不能并用;“请示”应一文一事;报告中不得夹带“请示”事项。

　　5.2.3.6除本《规定》规定的公文种类以外，工作要点、活动方案、计划等文体都不能作为公文的独立行文文种，必须以“通知”的形式印发。

　　5.2.4发文办理

　　5.2.4.1发文办理是指制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

　　5.2.4.2草拟公文应当做到：

　　a.符合国家的法律、法规和企业有关规定，遵循上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图;

　　b.全面、客观反映情况，提出的政策、措施切实可行;

　　c.观点明确、条理清楚，结构严谨，表述准确，直述不曲，文字精练，字词规范，标点正确;

　　d.人名、地名、数字、引文准确;引用公文应先引标题后引发文字号;引用外文注明中文含义;日期写明具体年、月、日;

　　e.结构层次序数为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”;

　　f.根据行文目的和发文机关职权选择适当的文种;

　　h.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字;

　　i.应使用国家法定计量单位;

　　J.文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名;

　　k.公文书写稿纸要干净耐用，书写字迹整齐，必须使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔书写，不能用铅笔、圆珠笔和彩笔书写;用计算机打印的，排版要规范。

　　5.2.4.3行文前，应填写发文稿纸，标明起草人，主送机关和公文标题。

　　5.2.4.4拟制的公文，由起草单位负责人进行审核。公文的签发，凡以公司(子公司)名义报送上级机关或下发的涉及全局工作的重要公文，都要由主要领导签发;涉及专项或某一系统工作的公文，由分管领导签发。需要会签的联合行文，应在会签栏注明会签部门;签发或会签应署姓名和日期。

　　5.2.4.5审核、签发或会签公文，必须使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔，注意不要在文稿左侧装订线外书写。

　　5.2.4.6公文不准翻印，经办公室批准，可以复印或翻印。

　　5.2.4.7拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的问题，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

　　5.2.4.8公文送负责人签发前，应先经起草部门负责人核稿、把关、签字，然后由办文单位(部门)送经理(党委)办公室进行审核，最后呈送公司(子公司)相应领导签发。经理(党委)办公室审核的重点是：

　　a.是否确需行文，行文方式是否妥当;

　　b.是否符合党的路线、方针和政策，是否符合国家法律、法规和企业的有关规定，是否符合上级有关精神和本单位实际;

　　c.是否符合行文规则，公文的诸要素如人名、地名、产品名、装置名、单位部门名称、时间、数字、引文和文字表述，密级，主题词是否准确、恰当，文字、标点符号及文种使用、公文格式是否符合本《规定》的规定;报批手续是否符合规定;核稿、会签等手续是否齐备。文件中的数据、计量单位，由办文单位领导把关。

　　5.2.4.9对不符合要求的文稿，可按以下方法处理。

　　a.文字质量存在问题，如文字修改量不大，由经理(党委)办公室负责修改;需要做重大修改的，由拟搞部门修改后再报审;

　　b.违反公文办理程序的，由拟稿部门补办;