个人档案管理制度

个人档案管理制度

　　管理制度的含义

　　管理制度是组织、机构、单位管理的工具，对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。它是实施一定的管理行为的依据，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率。

　　管理制度的重要性

　　没有规矩不成方圆，没有制度管理就没有约束。在实际的管理当中我们发现，当团队在十个人左右的时候，靠的是管理者的人格魅力，只要有一个有能力、有魅力的领导者就可以玩的风生水起。但是当团队到几十个人、上百人的时候，靠的就是制度管理，只有制度完善才能更好的约束人的行为，规范人的行为，才能管理规范。

　　个人档案管理制度（精选12篇）

　　在学习、工作、生活中，很多地方都会使用到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么拟定制度真的很难吗？下面是小编精心整理的个人档案管理制度（精选12篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　个人档案管理制度1

　　1、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接受。

　　适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。

　　优点：在生源地就业后办理手续简单点方便。

　　缺点：两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　2、把档案留在学校

　　xx年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。特落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　适合对象：适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。

　　优点：学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。

　　缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　3、把档案转至就业代理或人才交流中心。

　　适合对象：比较适合创业、灵活就业的毕业生。

　　优点：易于毕业生解决一些实际问题。

　　缺点：由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。

　　最后提醒学生，如果档案自己拿着超过当地规定的一定期限就会变成死档，需要到当地管理档案处激活。

　　个人档案管理制度2

　　一、我系所有学生素拓档案均由系团总支素拓部管理，只有素拓部学生干部以及各班素拓认证小组才可使用，其他无关人员不得随意翻看及借阅。若确实有需要，需翻看或借阅，须经系领导同意。

　　二、各班素拓小组在借阅素拓档案时必须经得素拓部负责人同意，并在相应的记录本上做好记录后方可使用，否则一律不得使用。

　　三、如在翻看或借阅档案的过程中出现损坏、遗失等问题，系素拓部将追究相关人员的过失，并从重处罚。

　　四、各班素拓认证小组在系素拓部的统一部署下，每隔一定时间归一次档，归档时间由素拓部决定。

　　五、各级各部门在进行素拓档案填时，必须坚持公平、公正、公开的原则，仔细、认真完成本项工作，凡出现徇私舞弊及出现重大失误者，一律严肃处理。

　　个人档案管理制度3

　　一、目的

　　更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历

　　员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案规定

　　1、基础管理

　　1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

　　1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

　　1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

　　1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

　　2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

　　2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

　　3、查、借阅档案注意

　　3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

　　4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

　　个人档案管理制度4

　　为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

　　一、档案立卷归档制度

　　为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

　　2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

　　3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

　　4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

　　5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

　　6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

　　7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

　　8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

　　9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

　　10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

　　11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

　　12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

　　二、档案库房管理制度

　　1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

　　2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

　　3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

　　4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

　　5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

　　6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　　7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。

　　8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

　　三、档案查阅利用制度

　　1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

　　2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

　　3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

　　4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

　　5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

　　6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

　　7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

　　8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

　　四、档案保密制度

　　1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

　　2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

　　3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

　　4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

　　5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

　　6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

　　7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

　　8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

　　9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

　　10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

　　11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

　　12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

　　五、档案鉴定和销毁

　　为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

　　2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

　　3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

　　4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

　　5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

　　6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

　　六、档案管理员工作职责

　　1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

　　2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

　　3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

　　4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

　　5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

　　6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

　　7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的"八防"工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

　　个人档案管理制度5

　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的'工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

　　档案保管制度

　　一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

　　二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

　　三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

　　四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

　　五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

　　六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

　　七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

　　档案保密制度

　　一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

　　五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

　　六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

　　档案利用制度

　　一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

　　四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

　　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

　　档案室人员岗位职责

　　一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

　　二、遵守各项档案业务规章制度。

　　三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

　　四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

　　五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

　　档案鉴定制度

　　一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

　　二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

　　三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

　　四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

　　五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

　　六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

　　安全与消防制度

　　一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

　　二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

　　三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

　　四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

　　五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

　　档案资料管理制度

　　一、文件管理

　　1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

　　2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

　　3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

　　4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

　　5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

　　二、档案资料管理

　　1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

　　2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

　　3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

　　4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

　　5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

　　6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

　　7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

　　8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

　　9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

　　10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

　　11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

　　12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

　　13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

　　14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

　　个人档案管理制度6

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：

　　保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　个人档案管理制度7

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

　　个人档案管理制度8

　　（一）总则

　　1、为了加强师资管理，及时发现人才培养人才，不断搜集、积累教师业务水平情况，对教师教学科研水平进行考核，必须建立健全教师业务档案，充分发挥业务档案在对教师进行考核、评估、晋升、奖惩方面的作用，特制定本办法。

　　2、教师业务档案主要收集和记载教师在教育教学、科研活动中形成的主要成果材料（教学任务完成情况、教学水平、教学效果、科研论文、专著、教材等以及对这些材料的评价，专家的学术鉴定材料、图片等）。

　　3、对教师业务档案的认真收集、整理是加强教学，科研管理的重要举措之一。

　　（二）业务档案搜集

　　1、建立健全业务档案材料的搜集整理制度，材料要全面、完整、准确，由专人负责管理。

　　2、通过各种渠道收集教师任课、进修、观摩教学、改革教学方法、科学研究等成果、学术活动、外语状况、计算机情况、学术水平鉴定及参加有关会议总结等材料。

　　3、对归档材料要验证真伪和完整与否，要求用黑钢笔或黑水笔填写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔填写。

　　（三）业务档案材料的管理

　　1、对材料收集整理时档案管理的基础工作，是政绩材料向档案转化的重要步骤，这是项经常性的工作。对接收来的材料，按理卷的要求进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，大致分为六类；

　　（1）个人基本情况：包括登记表、学历及职称复印件、奖惩复印件等；

　　（2）教学活动，包括任课、进修、观摩、改革教学方法、更新教材、改进实验方法、设备、措施等；

　　（3）学术活动，包括参加学术研讨会议、学术交流，学术任职等（具有复印件）。

　　（4）科研活动，包括教学资料编写，科研论文，著作科研成果的登记及复印件；项目的立项运作，完成的情况；

　　（5）计算机、外语考试、培训学习情况（证书复印件）；

　　（6）教学竞赛获奖证书、教案、反思及专家评课资料，业务上的工作奖励、鉴定、评语等据实记载（证书复印件）；

　　2、对档案材料的整理工作要求及时准确，利于考核、考查材料的准确程度及学术价值；

　　3、业务档案的使用，要确定阅档人员范围，建立业务档案传阅制度。

　　个人档案管理制度9

　　一、档案保密制度

　　1、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

　　2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。

　　3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。

　　4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

　　5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

　　6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

　　二、立卷归档制度

　　1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。

　　2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

　　4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

　　5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

　　6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。

　　7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

　　三、档案保管制度

　　1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

　　2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。

　　3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

　　4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

　　6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。

　　四、档案查阅制度

　　1、积极开展档案的.利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。

　　2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

　　3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

　　4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

　　5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

　　6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。

　　7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

　　8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

　　9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。

　　五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度

　　1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

　　2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

　　3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

　　4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

　　5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

　　个人档案管理制度10

　　一、档案建立

　　（一）建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

　　（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按《中学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。

　　（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。

　　二、档案立卷

　　（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

　　（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

　　（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，照片档案盒，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。

　　三、档案补充

　　（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

　　（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，（）交校有关领导阅后，即立卷归档。

　　（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

　　四、档案转递

　　教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

　　五、档案查阅

　　（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。

　　（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内完好无损地归还。

　　六、档案安全保密

　　（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

　　（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。

　　个人档案管理制度11

　　一、学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，、档案管理人员要有强烈的责任感，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速准确地收缴并把各类信息、资料、文件归档保存。

　　二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不同形式的历史记录，必须要妥善保管。

　　三、归档范围。

　　1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。

　　2、每学期师生花名册。

　　3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。

　　4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。

　　5、学校各部门制度。

　　6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。

　　7、其他与教学活动有关的重要资料。

　　四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。须归档的必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总结、方案、统计表等材料必须打印。

　　五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，目录与卷内文相符。

　　六、重要文件、秘密文件除规定可以翻印或学校主管部门同意翻印外一律不准翻印和载抄、借阅。

　　七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学籍，家长情况、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好借条登记按时归还。

　　八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否则追究责任。

　　九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。

　　十、有关人事档案的内容不得向无关人员谈论、泄露。

　　十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、霉变。

　　十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意保持档案室的清洁卫生，不得在室内吸烟。

　　十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。

　　十四、学校教学用书、教学材料一定要妥善保管。教师使用时一定也要及时发放、回收，不得遗失。

　　十五、若教务员变动，必须将全部文件材料及有关业务事宜交代清楚，严格办好交接手续。

　　个人档案管理制度12

　　一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

　　二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

　　三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

　　四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

　　五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

　　六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

　　七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

　　八、归档资料必须符合下列要求：

　　①文件材料齐全完整；

　　②根据档案内容合并整理、立卷；

　　③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

　　十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

　　十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。