电话礼仪中不得不知的几点原则

电话礼仪中不得不知的几点原则

　　接打电话是我们都要做的一项日常职场事务，而拥有良好且规范的电话礼仪，能体现出一个人的可信度及专业度。下面是小编为大家整理的电话礼仪中不得不知的几点原则，欢迎阅读！

　　“如何接电话”，这是国际上许多大公司作为培训其员工职业化程度的一项内容，比如微软公司的员工拿起电话，第一句话肯定是：“你好，微软公司！”有一次，公司举行庆祝会，员工们集体在一家宾馆住宿。深夜，某项活动日程临时变动，前台小姐只得一个个打电话通知。第二天她面露惊奇：“你知道吧？我给145个房间打电话，起码有50个电话的第一句话是‘你好，微软公司。’”在深夜里迷迷糊糊地接电话，第一句话依然是“你好，微软公司”，可见微软文化的力量，同时也显示了微软人的职业水准。

　　日本一学者说过这么一段话很有道理：

　　“不管是在公司还是在家庭里，凭这个人在电话里的讲话方式，就可以基本上判断出其‘教养’的水准。我每天除收到好多预约讲演的信件，还接到很多委托讲演的电话。我凭着对电话里的讲话方式就能判断其修养如何，凭对方在电话里的第一句话就可以基本决定我是去讲还是不去讲。”

　　如果说“文如其人”，那么，不妨也可以所“话如其人”。日前用电话通话，互不见面，语言是惟一的信息载体。因此，打电话的艺术，主要是体现在语言的表达上。为此，必须从整体效果上考虑掌握以下几个方面的原则：

　　一、时间控制原则

　　时间控制，包括打电话时间的选择和电话交谈所持续的时间。除了紧急的要事以外，一般在以下时间是不适宜打电话的，否则是一种很不礼貌的行为：

　　1. 三餐吃饭的时间；

　　2. 早晨7时以前；

　　3. 晚上10时半以后。

　　电话中交谈所持续的时间，也是打电话的礼貌之一。打电话的时间一般以3-5分钟为宜。如果一次电话要占用5分钟以上的，就应该首先要说出你要办的事，并问一下：“您现在和我谈话方便吗？”假如这时不方便，就和对方另约一个时间。

　　二、起始语控制原则

　　起始语控制原则，是指电话接通时第一句话的语言要求。首先，应该在对方还没有开口问你的大名之前，就报出自己的身份或名字。如：“我是华联商厦，请问贵厂的‘古马牌’羊毛衫可以提货了吗？”其次，寻人称谓要明确。特别是往一个不太熟悉的单位找人，更不宜直接用简称。如：“我是老杨，找小李接电话！”你是哪个老杨，找男小李还是女小李？对方肯定会糊涂。再次，要注意文明礼貌。请看一例：

　　“喂！王华在吗？”

　　“对不起，他不在。您有什么事需要……”（还没等对方说完第二句话，就抢着说）

　　“不在，算了，算了！”（咔嚓，挂断了电话）

　　这种冒失行为，给人留下了不礼貌的形象，也有损失自我形象。

　　三、语气语调控制原则

　　电话语言艺术，不仅要坚持用“您好”开头，“请”字在中，“谢谢”结尾，更重要的是必须控制语气语调。比如，对电话总机小姐来说，同样一句常用的话务用语“占线”，用不用的语气语调表达出来，产生的效果是不一样的。有一位军队话务员深有体会地说：“语调过高，语气过重，会使用户感到尖刻、严厉、生硬、冷淡、刚而不柔；语气太轻，语调太低，会使用户感到无精打采、有气无力；语调过长又显得懒散拖沓、语调过短又显得不负责任。一般说来语气适中、语调稍高些、尾音稍拖一点才会使用户感到亲切自然。”

　　另外，有些话务用语，以祈使句、疑问句替代陈述句，语言效果也会好得多。如：

　　↗占线，请稍等。

　　占线，等一下。

　　↘对不起，占线了。

　　少讲一点。→对不起，线路紧张。

　　替代后的语气，不管语调怎么变化，用户也不会产生不悦情绪，相反，感到电话总机小姐诚恳可亲，是带着微笑在说话。

　　四、情绪调适原则

　　情绪调适，是指心情不佳时或事情很急时，希望能用最简单的语言，最快的速度解决问题的语言控制。如果是情绪影响了语言，那么，结果将适得其反。请看下面两个事例——

　　A例

　　“喂，市经委吗？胡明同志在吗？”

　　“胡明同志不在。”

　　（急不择言）“怎么会不在？！”

　　（火了）“我怎么知道！”

　　（语塞）“那、那、那就跟你说吧。”

　　“对不起，你呆会儿再打吧！”

　　B例

　　“市经委吗？请问胡明同志在吗？”

　　“对不起，他不在。”

　　“哦，同志，那对您所也一样，我是百货公司的……”

　　“好，请说吧。”

　　A例，由于操之过急，说话得罪了人，事情反而没有办成，而B例，由于调整了情绪，注意了语言，事情很顺利地办成了。可见，要想把急事半妥，打电话时必须注意说话从容，交待明确，切不可急得开口就呛人，让人一听就冒火。

　　人们对于怎样接电话也是很敏感的。这个问题，日本学者认为：

　　“在现代大生产的公司里，职员的使命之一，是一听到电话铃声就立即去接。遗憾的是，我挂电话时，常常听到电话‘呤——呤——呤……’反复直响却没有人接。电话铃声响了五次都没有去接的公司，肯定不会有大作为，这肯定没有错，因为这至少说明这个公司毫无一点时间的价值观念。再退一步说，如果一个办公室里的人员真的忙得连接电话的时间都没有，那又何必把电话设在这样的办公室里呢？更何况，根本不可能忙到如此程度。”

　　这一段话是很有针对性的。特别是替别人接电话（指受话人不在），也应该注意礼节。因为，打电话的人看不见发生了什么事，要向他作充分的解释，而不能简单地说：“他出去了”、“他不在”、“不知道”等，而应说：

　　“陈先生刚出去，我帮你留话好吗？”

　　“他正在和人谈话，我告诉他，让他给您去电话，好吗？”

　　“陈先生出差去了，由张先生替代他的工作，您愿意和他讲话吗？”

　　打电话的艺术，除了上述讲的时间控制、起始语控制、语气语调控制和情绪调适外，还应注意：假如是与外宾、上级、长辈等通话，不论是打方或受方，必须在谈话结束后，听到对方确实把话筒放下，然后，再把电话挂掉，这也是打电话中应有的礼貌规范。

　　拓展：电话礼仪常识

　　电话礼仪一：接听电话前：

　　准备记录工具：如果大家没有准备好记录工具，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，要准备好记录工具，例如笔和纸、手机、电脑等。

　　停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

　　使用正确的姿势：用手拿好电话，如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。

　　带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

　　电话礼仪二：接听电话

　　三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：

　　注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑；

　　注意语调的速度；

　　注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎；

　　注意双方接听电话的环境；

　　注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因；

　　注意打电话双方的态度。

　　当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

　　主动问候，报部门介绍自己；

　　如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗？”；

　　须搁置电话时或让宾客等待时；应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

　　转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。

　　对方需要帮助，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去帮助宾客，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候②、道歉③、留言④、转告⑤、马上帮忙⑥、转接电话⑦、直接回答（解决问题）⑧、回电话

　　感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

　　要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。

　　当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等

　　若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息

　　电话礼仪三：问候礼仪

　　以问候语加上单位、部门的名称以及个人姓名。它最为正式。

　　以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。

　　以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是，不允许接电话时以“喂喂”或“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”、“你是谁”，或者“有什么事儿呀”，这样一来，别人在厌恶之余就会很难接受你。