管理员材料采购管理制度15篇 在我们平凡的日常里，制度对人们来说越来越重要，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的材料采购管理制度，希望能够帮助到大家。材料采购管理制……
材料采购管理制度15篇
在我们平凡的日常里，制度对人们来说越来越重要，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的材料采购管理制度，希望能够帮助到大家。
材料采购管理制度1
1、所采购的钢瓶必须具备由《汽车用液化石油气钢瓶》gb17258制造许可证的单位制造,气瓶出厂时应带有产品合格证书和钢瓶批量检验质量证明书。
2、进口车用液化石油气钢瓶的制造单位应持国家质检总局颁发的制造许可证。
3、气瓶附件应由有制造许可的单位生产。
4、购置的气瓶出厂前应经过监督检验机构检验合格。
5、购置气瓶的外表面颜色、字样、色环应符合国家标准规定。
6、气瓶肩上的钢印标识应符合《气瓶安全监察规程》的规定,清晰分辩。
7、所购置的各种气瓶附件应有合格证。
8、所购置的各种材料应符合国家标准,并应有产品合格证。
9、所购置的钢瓶、材料到达公司以后应按照规定验收合格。
材料采购管理制度2
工程部甲供材料、设备采购及管理工作程序
1.目的:
1.1确保采购材料(设备)100%符合有关国家规范及标准。
1.2确保采购材料(设备)严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。
1.3严格按采购合同要求支付材料(设备)款,做到付款进度不超前于材料(设备)进场进度。
2.范围:新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料(设备)。
3.职责:
3.1设计部从建筑设计角度考虑,提出采购材料(设备)在美观及使用功能等方面的要求,并提供甲供料清单及验收规范。
3.2工程部负责甲供材料(设备)的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料(设备)是否按合同要求进场。
3.3预算部负责控制采购材料(设备)的付款方式以及付款进度。
4.程序:
4.1工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料(设备)的采购。
4.2工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。
4.3主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。
4.4施工图纸出齐后7天内,主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划,同时考虑生产周期,由主办工程师编制《甲供材料(设备)采购工作计划》,经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。
4.5所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同,在签订合同之前须预留20天合同审批时间,20天招投标时间。
4.6主办工程师会同预算部人员实施招投标。
4.7主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果,与供货厂商签订采购合同并报请审批。
5.甲供材料(设备)进场管理工作程序:
5.1在甲供材料(设备)签约之前,主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。
5.2监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料(设备)与'产品封样'是否相符,并将'产品封样'保留到工程竣工及至保修期结束。
5.3检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同要求。
5.4检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求。
5.5检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
5.6检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
5.7检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
5.8检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
5.9检查进场材料(设备)的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失,则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
5.10对关键材料(设备)的关键生产加工过程,主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
5.11检查进场材料(设备)的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
5.12检查进场材料(设备)的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
5.13进场材料(设备)的检查、验收工作必须做到100%,由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行(必要时设计部也参加),验收合格后方可支付材料(设备)款。
5.14如施工单位要求延时交货,应提交书面申请。
5.15公司内部相关环节影响工期时,项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。
5.16项目结束后,项目主管汇总甲供材料(设备)的供货质量、交货期、配合情况,填写《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》,报部门经理审批。
6.相关文件:
6.1《招投标管理工作细则》
6.2《甲供材料(设备)招标文件采购合同》
6.3有关材料(设备)国家行业标准及国际标准
7.相关表单
7.1《甲供材料(设备)采购工作计划》
7.2《甲供材料(设备)入围资格》
7.3《甲供材料(设备)清单》
7.4《甲供材料(设备)产品封样表单》
7.5《甲供材料(设备)进货质量、进度统计表》
7.6《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》
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材料采购管理制度3
为加强公司自购材料出入库管理，如实反映材料采购、调拨、使用情况，减少流通费用，降低材料采购成本，结合公司实际情况，制订本办法。为减少公司资金占用量，建设项目中大宗材料原则上实行零库存，通过集中招标采购，确定大型供应商，通过本办法进行调拨、保管、使用。
一、材料计划：
采购部根据各项目施工单位报审批准的材料计划，于每月20日前编制次月材料需求计划，报工程部复核，总经理审定。材料员按当月采购计划，按《工程材料设备采购管理办法》确定材料（设备）供货商，并报公司领导批准后签订供货合同。
二、验收程序：
根据供货合同供货商送货入库（或直送工地），监理、施工、采购部、工程部、供应商五方联合验收，监理单位对材料的质量、规格进行检查，工程部和施工单位对材料的数量、规格、质量进行核定。符合要求，填写材料（设备）验收单，在材料验收单上会签。施工单位开出收料单一式四份，采购部二份（其中提交财务部一份），施工单位一份，供货商一份。不合格材料退回，发生的损失由供货单位自行负责。
三、建立台账：
采购部应在3日内办理完毕入库、调拨手续，并按照材料验收单和收料单，建立材料（设备）采供台帐。
四、手续上报：
材料员在办理完毕入库、调拨手续后，应在3日内将施工单位收料单一份报至财务部。
五、五方对账：
采购部应于每月20日前会同工程部、监理公司和施工单位对账，做到帐实相符。采购部应采每月20日前与供货商核对材料（设备）。
材料采购管理制度4
为加强原材料采购的管理，根据决议，结合本公司的实际情况，制定本制度：
一、材料科是原材料采购管理的第一责任部门，具体工作由材料科会同财务科完成。
二、对于大宗材料的采购，必须进行公开招标。通过考察综合评选，采用相对价格较低、保证质量的材料和设备。公司各股东都可向市场询价或介绍价格低廉的原材料，原材料价格采用阶段浮动价。供货商不得恶意竞标已经发现取消其供货资格，并永不合作。
三 、对生产所需的原材料应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划，周密布署，确保生产需要。
确定材料采购供货方后，应签定详细的供货合同，内容包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等，按照合同规定，保证及时供货。对紧缺原材料及时掌握信息，及时采购或积压原材料。
四、生产用原材料设专人管理，原材料进场后及时办理验收、核实方量手续。对不合格的原材料严禁办理入库手续，材料收料单必须由门卫及专职人员二人签字，并及时把材料出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐帐相符。
五、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据，以便结算入帐。
六、财务科严格对进场原材料进行监督和检查核实，确保生产成本最小化。
材料采购管理制度5
零星工程材料的采购方式可以分为甲供和乙供两种,具体采用的方式按相关规定在确定施工单位时与施工单位明确。
一、甲供材料操作:
1、用材申请施工队根据工程需要在开工前报用材计划,用材计划必须详细注明材料的规格、数量和进场时间(见附件1)。
2、审核批准由后管处基建科审核用材申请,3000元以内的采购由后服公司批准,5000元以内的采购由后管处批准,5000元以上须经院分管领导批准;
3、材料采购根据用材计划,须办理技术学院招投标、竞价、询价申请表(见附件2),组织3家或3家以上供货商进行竞价、询价或投标,供货商需提供样品。由后服公司维修中心或后管处基建科组织学院相关部门进行内部评标以确定供货商并对样品进行封存。
4、材料供应根据评标结果,书面通知施工队,由各施工队落实供货数量和时间。材料进场需由基建科、维修中心责任人和施工队共同验收,由施工单位签收送货单(送货单一式四联,供货商、施工队、基建科、维修中心各一联)。
5、材料入库和领用材料入库前需由后服公司或后管处办理入库单(见附件3)。根据施工队提出用材计划表,由基建科或维修中心办理材料领用手续,并填写领料单(见附件4)。
二、乙供材料操作:
乙供材料由施工队在施工前填报技术学院材料报价单(见附件5)至基建科或后服公司运保中心,并注明材料品牌、产地、规格、数量等,由后管处基建科或后服公司维修中心负责认价,报后管处或后服公司及院领导审批。
材料采购管理制度6
1 .为提高建筑安装企业材料管理水平,实现采购供应工作程序化、规范化,达到及时配套供应,降低采购成本,加速资金周转,保证工程质量和工期的目的,特制订本制度。
2 .凡施工、临设、周转材料自采买开始至供到工地验收时止,均属于采购供应管理范围。
3 .材料采购供应必须严格遵守国家的法律、法规、政策和物资工作纪律,廉洁奉公,自觉抵制不正之风。
4 .材料采购供应应由公司级以上单位确定的专门机构和岗位的专业人员办理,必须持证上岗,严格岗位责任制,无上岗证不准从事采购工作。
5 .材料采购订货计划编制
( l )单位工程一次性用料计划:根据施工组织设计和施工预算材料分析进行编制,在工程开工前提出;
( 2 )构配件加工订货计划:根据技术翻样资料编报;
( 3 )材料需用计划:根据施工方案,按需用的品种、规格、数量及用料进度进行编制;
( 4 )采购供应计划:根据编制的材料需用计划,考虑期末储备量、期初库存量、本期到货量,进行综合平衡,确定本期采购量,编制采购计划、用款计划、运输计划;
( 5 )计划执行过程中,遇有设计变更和技术洽商,应及时提出变更计划,据此调整原需用计划、采购订货计划,以避免造成损失。
6 .采购订货
( l )采购订货必须依据采购订货计划、采购原则和市场行情,保质、保量、按期完成所需材料的采购和订货,满足施工生产需要;
( 2 )采购订货要坚持'三比一算'、'先看后买'的原则,不得盲目采购;对有安全规定的材料必须到指定厂家购买;
( 3 )采购时必须向供销单位索取产品合格证及材质证明,具备有关的检测试验等资料;对无材质证明的材料和产品一律不得采购;
( 4 )大宗及特殊重要的材料订购,必须考虑供方信誉、供应能力及生产技术资料,须经主管领导审批后方可进行;
( 5 )凡有特殊技术要求的加工订货,必须事先携带图纸会同技术人员进行技术交底,事后进行技术验收;必要时在加工期间进行质量检查;
( 6 )凡不能及时结清的采购订货,必须按合同法的规定,认真签订合同并严格履行;
( 7 )企业必须制订内部合同管理办法,明确签约权限、责任、义务、程序,设立合同台账,检查合同履行情况以及合同履行的制约条款;
( 8 )采购人员必须设有采购登记台账,借款报销台账;企业应对采购订货工作的质量效益进行定期考核分析。
7 .采购订货验收
( l )对采购订货的材料,应根据采购计划,合同产品技术标准和有关抽样检查规定,严格检查验收;
( 2 )对验收不合格的材料及产品要按合同条款,由责任方承担全部经济责任,由采购人员负责找供方协商处理;
( 3 )材料进场验收合格后,应在当日签署有关交接手续或凭证,并按票证流转程序传递。随时清结财务手续。
8 .在采购供应过程中对正常途耗或非正常量差的处理规定
( l )属于规定范围内的途耗发生的量差,由经办人按审批程序报批处理;
( 2 )属于非正常发生的量差,由经办人负责同供方核实,损失由责任方承担;
( 3 )建设单位一般不指定材料(或产品)生产单位。若指定,所发生的质量问题及其造成的经济损失由建设单位负责赔偿;
( 4 )对材料账务处理必须遵守如下规定。
l )为便于业务管理、会计核算、财务稽查等工作的开展,必须统一凭证、台账、报表的格式及填写方法和流转程序,达到材料账务管理与财务会计核算业务相互交接;
2 )各种凭证、账、表必须认真填制,计量准确,数字清楚,不得涂改,印鉴、附件齐全,按要求及时传递;
3 )各种原始凭证、账、表及合同文本等资料,按月(季)分别装订、汇总、编号、核实,由负责人、经办人盖章,统一归档,并妥善保存。
9 .采购供应统计核算工作
( l )采购供应核算必须遵循'谁采购供应谁核算'的原则;
依据采购和供应的数量分别计算采购成本和预算成本,做到日清月结,按季出成本报表,并进行采购成本分析。
( 2 )采购成本是指在采购过程中所投人的全部费用,它包括:购人价、运输装卸费、管理费(采保费)、税金及利息;
( 3 )材料统计核算必须以各种凭证为依据,真实反映材料采购供应经营成果;
( 4 )采购供应统计核算必须具备如下报表:
l )材料收、支、存统计报表;
2 )单位工程供(耗)料统计报表;
3 )采购成本盈亏统计报表;
4 )资金运用情况统计报表。
10 .违反此制度的,按以下规定处罚。
( 1 )有如下行为之一,直接责任者应予以赔偿,标准为损失额的10 % ;
l )决策失误或计划不周造成材料浪费或积压;
2 )越权采购或未按规定程序,违反正常渠道进行采购和加工订货,造成经济损失;
3 )在订货和采购工作中对材料质量把关不严造成经济损失。
( 2 )有如下行为的直接责任者应按损失额赔偿,并根据情节轻重分别交纪律监察部门处理;
l )在供应中故意克扣、缺斤短两,超过合理误差转嫁亏损,给使用者造成损失;
2 )违反物资政策,物资纪律和廉洁规定,以物谋私,捞取好处,给企业造成经济损失;
( 3 )有如下行为之一的,给予责任者处以50~100 元罚款;
l )工作责任心不强,造成账目和手续混乱,财产不清,债权债务无法清理或形成死账者;
2 )弄虚作假、不记账、不销账,造成账物不符,成本不实,虚盈实亏者;3 )违反规定,擅自销毁单据、凭证和账册者;
4 )拒绝上报各种统计报表之一者;
5 )不履行规定职责,使工作秩序不能正常运转,经多次提出无改进者。
11.附则
( l )本制度由总公司物资供应部负责解释;
( 2 )本制度自20xx年10月20日起执行。
材料采购管理制度7
1、负责协助项目部编制工程现场材料计划并上报，组织材料分批分期有秩序地进入施工现场，保证生产需要，但需防止大批材料积压。
2、加强材料进场的检查和验收管理，材料进场时，材料员必须对材料进行验质过磅，检尺、点数验收，做到保质保量（在验收中发现质量不符合要求或者其它问题时，应及时与材料部门联系）。同期每进一批材料均需配齐质保书等相关资料，杜绝后补资料。
3、合理存放。严格按现场施工平面布置图堆放材料，做到现场材料分类、分规格堆码整齐，决不允许卸货时乱堆乱放，合理使用场地，减少二次搬运费。标识、标牌齐全，确保文明施工，规范管理。并针对各种材料特性做好材料防潮防火工作。易燃易爆物资必须严格按规定隔离存放，做好标识及防火工作。对安全防护用品应加强管理，确保质量合格，达不到标准的安全防护的用品坚决不进场。
备注：所有进场的钢材必须严格执行现场过磅验收，并做钢材进场过磅登记表（备查）。
4、现场材料员要做好节超数据统计和分析，并需注明节超原因，超用材料时须有书面情况说明及报告，经施工员及项目经理审批后方可供料。做好限额领料工作，根据工程施工预算量控制发料，原则上不得突破施工预算量，如发现超量应及时上报项目经理及材料部门。每月未及工程竣工后，编制主要材料节超对比分析表（同预、决算进行对比）并上报材料部门。并做到余料退回，避免损失。
5、监督使用。现场材料员应每日对工地进行二次巡检，并做好巡检登记表，以便及时发现问题，及时处理。一旦发现民工班组在材料使用过程中浪费应马上制止，并上报项目部及工程管理部给予浪费材料人相应处罚（罚款金额将做为奖金发放给举报人）。以保证班组合理使用。
6、各项目材料员填报收领料单时必须载明供货单位名称（要与发票章上载明名称一致，收料单品名规格不得简写，数量、单价为必填项目且单据不能涂改（如供货商供货时送货单上不注明单价可以拒
收，特殊情况必须备注），做到材料有量有价，以便为成本核算提供依据。
7、材料领用严禁采取“整进、整出的财务处理方式（如发现采用此种处理方式，将对材料员进行经济处罚，谁签字谁负连带责任）。必须按实际耗用量开具领料单。领料单填写品名规格、单价必须与收料单一致，数量根据实际领用情况填写。领料单上须注明被领用材料的使用部位。收领料单须由项目经理审核签字，不得代签。材料内部移转单品名规格、数量、出料库、收料库、转移单价必须明确，若无单价则视为无价转移，收料方无偿使用。
8、为保证材料进场的可追溯性，现场材料员必须建立现场材料进场日台帐，根据台帐格式要求，每天对进入现场的每批材料的名称、规格、数量、运输车号等相关信息进行记录，收、领料单及内部移转单等均须当日发生当日填写并做台账登记表。填写完毕后电子档于当日下午五点前通过网络上报当日材料发生的流水账，如属五点后收到或是发出的材料，需第二天早晨九点前上报。纸质的资料按月整理装订成册报直管部备案。
9、各项目部材料员填报报表时必须按收料单领料单当月发生当月填报。杜绝出现无收料领用情况。因未上报当月收料单导致不能付款将由项目部相关人员自行承担责任。
10、每月24日对工地材料进行盘点，并做好物资收发存台账。根据结存材料，做好下月的物资采购计划。
11、每月25日至28日现场材料员必须将材料收、领料单及移转单报送材料部门，红色联不得擅自交给供应商，统一到材料部门对单办理手续。各工程项目材料收料单（一联、二联、三联）、红色、绿色领料单及蓝色移转单及主要材料消耗月度报表（如有结存则含物资收发结存报表）上报工程部材料部门截止日期每月28日。现场材料员根据收领料单、移转单填写《重庆市庚子棠建筑工程管理有限公司***项目建筑材料收发结存表》，并在备注栏里填写每项单据份数，各项目上报材料报表必须报表和单据一致，严禁出现有单不报或无单乱报。
12、如进入现场的材料，其供应商不属于公司质量体系《合格供方名册》范围内的，现场材料员必须按照公司ISO 9001：20xx《质量管理体系文件》4.1.1.6之规定对其进行临时评定，并收集临时供方的相关资质证书，以证明其产品的质量、商业信誉、经营能力等，收集内容包括：有效的供应商营业执照、生产许可证、产品检验报告、企业资质证书后，初评为合格商后方可进行材料采购。
13、收、领料单的遗失处理。不得随意以遗失为借口开任何单据。如供货商提出则首先到财务部会计处落实是否已结过账，如确属未结帐的，应找原材料员落实具体情况，确认无误的，应将原交各部门的该收料单各联收到材料部门统一盖作废章后存档管理，新开的收料单应注明原单据编号，并注明原单据作废及原单据号码。重开的收料单上，应有参与查核此事项的会计、收料员、重开单据人员、项目经理、材料主管的签字认可。
14、现场材料员须监督好值班人员对各种出场的材料严格盘查，决不允许在无材料出门条的情况下放任何车辆拉材料出项目部，材料出门条须有材料员、项目经理、值班人员共同签字生效方可放行。如无出门条私自放行，一经发现将扣除值班人员全月工资以示处罚，情节严重者将移交公司。手续不全时放行，签字者及值班人员承担连带责任，损失共担。每月30日将所有出门记录及出门条报工程管理部。
15、成本核算节点和工程竣工验收之日起5天内，现场材料员须及时将工程上所有材料单据报送材料管理部，如因未及时上交的材料单据而引起的一切账目，谁延误谁负责。确有特殊情况可请示工程管理部材料负责人并上报工程管理部领导指示。
16、、成本核算节点或工程竣工5天，现场材料员必须统计出材料预算总量、材料收入总量、材料耗用总量台账，并报现场成本核算员及直管工程部管理人员三方进行对账，以便进行项目成本后评价。
材料采购管理制度8
采购是指餐饮业者依据其既定的营运方针,对其所要购进的食品与饮料进行市场的调查研究、选择、购买、收货(验收)、储藏,最后到发放使用这一系列的处理方式。所以采购人员不是单纯的负责购买食品与饮料,他还要负责上述其他方面的处理或运作。
一、采购的主要职责
1、总体负责对货物的购进、验收和储存等业务。
2、负责采购所有有关餐饮货品的指导工作。
3、确保并掌握货源的不断供应。
4、开发并探寻品质相同而价钱便宜的货源。
5、调查研究产品、市场、价格趋势等事项。
6、配合市场需要而评估新产品。
7、协调生产部门使其所需货品标准化以求仓库存货不致发生积压的情况。
8、与生产、管理、会计、行销业务部门保持密切联系。
9、向上级经理人员提出报告或汇报。
这里需要强调的是,上级经理人员必须将其所属的采购部门养成一个创造利润的导向单位,而不是一个普通的服务部门。
二、采购手续
采购工作有其一定的手续或程序,这可分为五个阶段或步骤:
1、请购表--这是由有关单位的主管,诸如:主厨、餐厅经理或者仓储主任提出来,通知采购经理存货需要补充的数量及名称。
2、供货厂商的选择。
3、和供货厂商签约--商定货品价格及交货的时间地点。
4、定货的验收--交货时如在品质或数量上有所不符时应做的处理。
5、进货移交给请购单位或直接送进仓库。
三、如何选择供应厂商
选择供应厂商要特别谨慎,可根据如下几点进行考虑:
1、该厂商的营业情况及其所售货物的范围。
2、最近的价目表。
3、售货条件的细节。
4、和该厂商往来的其他顾客的情形。
5、全部产品的样品。
最理想的方法是直接参观,实地了解厂商的营业规模,加工与仓储设施的大小,运输工具的数量及种类。如满意,即可与其建立采购与供货关系。先试订,并做定期评估。这可从三方面考虑,那就是价格是否尽可能的低,品质是否尽可能的高及交货是否尽可能的快。
四、采购作业注意事项
1、采购的货品要适应当时的市场需要,所购货品需能在预期的时间内销售出去。这是对采购人员经验与技术的一大考验。
2、购进货品的价格需能符合当时的市场价格,否则将会造成直接经济损失。
3、采购人员应当通过各种渠道了解和熟悉市场产品种类和价格。
五、食品的采购
采购食品时首先注意货品的实际成本和厂商的价目表上的价格有何关系:就是说某一货品大量购进后定会在仓库储藏一段时间,因此而产生的储藏费用,安全风险等问题,所以必须以特惠价格购进;最后是生产成本,如果购进的某种食品会增加菜肴调理的生产成本时则应慎重考虑。
食品采购有以下几种主要方式:
1、合同采购
餐饮业者与供应厂商签订食品采购或供货合同,双方遵照和约条款的规定进行购货或供货交易。这种合同普遍分为定期合同和定量合同。
2、逐日采购
这主要用于采购容易腐败的食品,而且应当有两三家厂商随时供货以便买到最新鲜的食品。每天工作结束前,厨务部门派出一位资深厨师清点存货,列出清单交给主厨,再由主厨以此清单列出一份第二天需要补充采购的食品请购单交给采购经理。这类食品采购通常是利用电话要求供货商供货并一定是当天买当天交货。
3、临时采购
这主要用于采购临时所需的食品。在厨务部门的工作过程中临时会产生对某种食品的需要,这就要采购人员及时地购进某种食品以配合厨务部门的正常工作。
六、食品的采购规格
所谓采购规格就是所购货品的一种简单说明,主要是品质、数量、重量以及大小尺寸。每一采购规格均由餐厅的经理团人员(采购经理、主厨、餐饮经理等)依照餐饮营业方针,菜单需求及其定价尺度,事先协商拟定。规格副本应由经理部门分发给供应厂商,供其保存参考。制定规格的理由为:
1、确立货品材料的采购标准,以便厨房调理出标准产品,从而服务顾客。
2、规格具有书面通知的作用,使供应商明确了解本餐厅的需要,并可提出合理而具有竞争性的报价。
3、提供验收与仓储人员明确资讯,使其了解他们所接收与库存的标准情况。
4、使餐厅员工确实了解进货的详情,既大小、重量、品质数量等情形。
采购规格的制订,应以标准的表格为准,其中不可缺少的资料为:
1、物品名称:所用的名称务求明确而习惯通用者,尤其要与供应商所用的名称一致。
2、货品或品牌名称:以苹果为例,本地产或进口货,什么品牌等资料。
3、重量:公斤,磅或市斤。
4、单价:以供应商报价为准,例如每公斤、每磅、每箱价格多少元。
5、附注:如果是肉类可能需要记明其切割方式、包装及处理情形,凡是必要加以说明的事项均应详细载明与附注,不可等闲视之。
采购规格是采购作业中必要的书面样本,也是各个部门以及经理人员必需的书面参考资料。
七、饮料的采购
饮料的采购与食品的采购大致相同,以物美价廉为共同的,不变的原则。由于饮料所能赚取的利润高于食品,所以餐饮业者在这方面都相当注重。采购饮料请务必牢记:包装华丽的产品并不一定就是高级品。采购饮料必须注意以下事项:
1、货源的供应在时间上有所限制。
2、特别昂贵的饮料有没有必要购买。
3、应当重视酒类供应商的建议。
4、品质的评估很困难,应由曾受特别训练的专业人员负责,最好是有参与名酒品尝活动的经验。
5、酒类的登记不容易划分,仅能做概略的归类。
6、酒类的价格波动不大。
任何饮料的购买应依据是否符合本店顾客的需要与价格上是否具有竞争力的原则。采购货源方法如下:
1、运酒商
有些供应
商从产地直接买酒运回来卖,当然他们的货品范围也仅限于某一特定产品。
2、批发商
他们供应的货品范围相当广,所售货品不仅在价格上比较便宜,而且还有一些好处。如可以货款暂欠,可以暂借存放,可以免费享用其广告和广告宣传品等。
3、饮料制造厂商
大批量的饮料和酒水可向制造厂商直接定货,不仅价格便宜,条件优惠,还可有多种付款方式和优惠的付款条件。
4、付现金自己运货
这主要是针对那些数量极少使用极少,只供一时之须的货品。
八、饮料的采购规格
采购规格的目的在于以书面装订产品的标准及用途。采购经理将订好的规格交付供应商,使其明了本餐厅的需要与规定的要求。并以此为依据来洽谈买卖价格。交货时,验收人员以此为根据进行收货。
饮料的购进与售出都是依照产品的品牌标签为准,每一产品的品质及数量都有始终如一的标准。规格中应详细注明这些标准和规格。
九、市场走访调查制度
为保证购进货品的合理质量和价格,就应充分了解和掌握市场信息,推动新原料的开发使用,从而降低成本达到赢利的目的。为此特制定以下制度。
1、采购员应自觉加强市场调查。在采购工作中,做到“货比三家”,在保质保量的基础上,努力降低原材料的成本,并将了解到的市场信息及时反馈公司采购部。
2、餐厅经理,厨师长,库管员和会计人员、采购部经理组成市场走访调查小组。每月至少安排两次走访,调查所在地周边市场情况。每次应对20种以上货品进行调查,以获取同等质量基础上货品(蔬菜,酒水,海鲜,肉类,调辅料等)的最低最真实的价格,以便更好的控制进货成本。
3、公司管理人员每月应进行两次以上的独立的市场走访调查,力求第一手掌握市场的供求和价格情况。
4、以上人员的走访调查所获的信息应于走访第二日书面反馈公司采购部和财务部。
材料采购管理制度9
第一章总则
第一条为规范xx有限公司(以下简称公司)材料采购和批价行为,建立、健全监督制约机制,确保材料批价、采购能高质量、低成本、高效率进行,根据有关法律、法规,结合公司实际,制定本规定。
第二条本规定适用于公司各开发项目的材料限价和采购业务。
第二章材料采购的形式和范围
第三条根据项目实际情况,材料采购可采用公司采购、总承包单位采购两种方式。
第四条原则上除墙地砖、单元门、进户门、防火门、铝塑钢门窗、开关插座、配电箱、卫生洁具、涂料、电梯、水泵、空调及其它所有设备由公司采购供应,其他材料均由总承包单位负责,并在编制招标文件和签定合同时给予明确。通风材料、消防材料、智能化材料等在专业分包招标时一并确定。
第五条由公司采购的材料、设备采用集中招标采购并根据项目需要供应;由总承包单位采购的材料采用项目部指定品牌并批价,总承包单位采购的方式。
第六条对其它个别常用的可能影响使用功能的部分材料,由事业部通过招标选择数家战略合作供应商,在不同时期通过比价方式确定供应商.
第三章公司采购材料的供应
第七条项目部(公司)根据图纸、公司的有关要求及自身项目的成本控制指标,对材料品牌、材质、型号、规格、进场时间和用量确认后,报公司由公司相关部门统一安排供应,材料供至现场后由项目部(公司)组织对材料进场规格、数量和质量等进行验收。
第四章总承包单位供应材料的限价和批价
第八条职责分工
1、项目部(公司)根据图纸和公司的有关要求负责项目材料品牌、材质、型号、规格和用量的确认、材料价格市场行情的调研和考察、材料价格的批复。
2、计划预算部负责材料的询价和限价。
第九条限价和批价程序
1、项目部(公司)专业工程师对总承包单位所申报的材料询价表明细进行核对审查,审核材料的品牌、材质、型号、规格、用量等是否与图纸设计及我方产品定位要求相吻合,审核完毕后由项目经理签字确认后报计划预算部。
2、计划预算部根据项目部所报明细进行市场调研和询价,确定各种材料的最高限价并核实所报明细计价单位是否与预算计算规则相一致。如某种材料价格市场变化较大,而又确实需要分批次供货,则由计划预算部每月发布一次价格限价信息提供给各项目部。
3、项目部根据计划预算部的限价,结合各自项目部对市场价格调查情况以及自身项目的成本控制指标,对材料价格进行批复。如批价不高于限价,则由项目部自行批复;如批价高于限价,则项目部需将情况报给计划预算部,经批准后方可正式批价。
第十条计划预算部和各项目部均要安排专人(两人以上)对材料、设备的市场行情进行广泛而卓有成效的市场调研,并建立起材料、设备价格的信息库,信息库至少要包含:各种材料、设备各个时间段的价格情况;主要材料、设备在市场上主要的供货商及其情况。所列各种材料供货商均不应少于五家。
第十一条各项目部应对项目上已使用的材料的供货商进行评价,推荐有实力、信誉度好的供货商进入项目管理部编制的合格供应商名录。进入合格供应商名录的在以后的项目上可不用对其进行考察。
第五章附则
第十二条本办法由xx负责解释。
第十三条本办法自颁布之日起执行。
材料采购管理制度10
第一章总则
第一条目的
为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障工程进度的正常持续进行，选择合格的供应商（厂家）并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。
第二条适用范围
本办法适用于公司各项目工程施工材料物料采购时，计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理。
第三条职责划分
1、由采购员全面负责对各工程材料物料的采购工作；
2、由工程部经理对工程部材料清单和材料使用计划计划单的数量、要求进行详细审核把关；
3、由工程部对各类材料的质量、技术要求把关；
4、由采购员对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。
第二章采购（计划）审批
第一条采购计划的制定
1、工程部应依据应根据图纸、及实际需要制定《材料计划单》和《用料计划表》，确保材料规格、型号、数量无误并签字后报总经理进行审批；
2、总经理审批后，采购员依据工程部《材料计划单》和《用料计划表》制定《采购计划表》报总经理审批，总经理审批后，由采购员执行采购计划。
第二条选择供应商
根据审批后的采购计划，选择合格的供应商，进行询价、议价与项目技术人员技术沟通评选确定后，每种材料供应商不准少于三家，由部门领导审核。
1、供应商的选择可以通过互联网、宣传册（合格供应商）厂家中选取；
2、长期报价采购，凡经常性使用，且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格。
第三条价格调查
1、已核定的材料，必须经常分析了解或收集资料，作为降低成本之依据；
2、已核定之材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
3、采购的数量或频率有明显增加时，应要求供应商（厂家）适当降低单价；
第四条询价、比价和议价
1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面项目部技术人员进行核对，以保证供应商提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；
5、专用材料或用品，材料公司应会同使用部门共同询价与议价；
6、对厂商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。
第五条购前审批
采购员与供货商初步沟通并完成询价后，在《订购汇签单》上详细填列以下事项，呈报负责相关部门领导审批：
1、询价或议价结果及拟定“订购供货商”“交货期限”与“报价有效期限”等；
2、注明与供货商拟定的付款条件；
3、需与供货商签订长期合同的，采购员应将草拟的《长期合同书》报相关部门领导审批。
第六条价格复核与市场行情资料提供
1、采购员应调查主要材料的市场与行情，并建立供货商资料，作为采购及价格审核的参考；
2、采购员应就公司工程部所提重要材料项，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
第七条订购作业
采购人员接到经批准的“定购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。金额较大或批量采购的应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。
第八条签订采购合同
1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购员需填写正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款：
（1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
（2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
（3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
（4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；
（5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；
（6）付款方式；
（7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）；
（8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法；
（9）运输方式和销售发票的要求。
2、采购单经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式两份，双方各保存一份。材料公司负责采购合同的传阅会签和各部门的存档。
3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。
5、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
6、长期订货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行，应与供应商定买卖合同书一式两份。第一份存行政办，第二份存供应商，另需合同复印件四份分别交材料公司、核算中心、财务中心及工程部存档。
第九条紧急订货
采购人员接到主管经理以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，迅速办理。
第十条进度控制及事物联系
除一般采购作业方式外，材料公司可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，材料公司定期集中办理采购；
2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，材料公司应事先选定厂商，拟定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第十一条退货作业
对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单”并见附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。
第三章验收与付款
第一条货物进厂验收
1、货物进场供应商交货时，采购人员通知库管员，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知材料公司会同处理；
2、对有专项质量要求的材料物资，通知工程部派质检员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。
第二条付款结算
1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；
2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由材料公司统一支付；
3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；
（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；
（3）在现场调试期间急需材料的采购；
（4）1000元以下的零星采购。
第三条进度控制及异常处理
1、材料公司应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；
2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇通相关职能部门、分公司处理。
第四条质量评价
使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。
第四章附则
第一条参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害；
第二条参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；
第三条超出本办法的事项呈董事长核准后实施；
第四条本办法自公布日期执行。
材料采购管理制度11
（一）严格审验供货商（包括销售商或者直接供货的生产者）的许可证和合格的证明文件。
（二）对购入的材料，索取并仔细查验供货商的营业执照、生产许可证或者流通许可证、标注通过有关质量认证的相关质量认证证书、进口有效商检证明、国家规定应当经过检验检疫合格证明。上述相关证明文件应当在有效期内首次购入该种材料时索验。
（三）购入原材料时，索取供货商出具的正式销售发票；或者按照国家相关规定索取有供货商盖章或者签名的销售凭证，并留具真实地址和联系方式；销售凭证应当记明名称、规格、数量、单价、金额、销货日期等内容。
（四）索取和查验的营业执照（身份证明）、生产许可证、流通许可证、质量认证证书、商检证明、检验检疫合格证明、质量检验合格报告和销售发票（凭证）应当按供货商名称或者种类整理建档备查，相关档案应当妥善保管，保管期限自该种食品购入之日起不少于2年。
原材料采购查验记录制度
（一）每次购入原材料，如实记录原材料的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。
（二）采取账簿登记、单据粘贴建档等多种方式建立进货台账。原材料进货台账应当妥善保存，保存期限自该种物品购入之日起不少于2年。
（三）管理人员定期查阅进货台账和检查材料的保存与质量状况，对即将到保质期的材料，应当在进货台账中作出醒目标注，并将集中陈列或者向消费者作出醒目提示；对超过保质期、变质、质量不合格等，应当立即停止使用，进行销毁或者报告工商行政管理机关依法处理，处理情况应当在进货台账中如实记录。
材料采购管理制度12
第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。
第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。
第三条采购流程及职责分工
一、采购流程:
1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。
2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。
3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。
4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。
5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。
6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。
7、仓库收货、品管人员现场验货。
二、职责分工:
1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;
2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;
3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;
4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;
5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;
6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;
7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;
8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。
第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。
第五条供应商评定控制程序
1、主要材料的含义
主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;
2、对供应商的评价
2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入《合格供应商名单》中材料物资采购管理办法材料物资采购管理办法。
2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素:
a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;
b、质量保证能力,即质量控制体系;
c、业内评价、第三方认证等;
d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等
2.3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小批量试用,经测试合格后才能供货:
a、新供应商根据相关要求提供少量材料;
b、交生产车间试用,并填写《供应商评定记录表》中相关栏目,结果反馈给采购部;
c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入《合格供应商名录》。
3、供应商的日常管理
3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。
3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写《供应商业绩评定表》,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的.给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。
3.3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。
第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用;
第七条价格确认
1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;
2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;
第八条询价、比价、竞价
1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;
2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;
3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。
第九条执行采购
1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判材料物资采购管理办法文章材料物资采购管理办。对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。
2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:
2.1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;
2.2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;
2.3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;
2.4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款
2.5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
2.6、付款方式
2.7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。
2.8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
2.9、运输方式和销售发票的要求。
3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,
采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。
5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。
6、阶段控制及沟通
6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。
6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。
7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
7.1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
7.2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。
8、退货
经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。
第十条货物验收及付款
1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。
2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。
第十一条付款结算
1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。
2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急材料物资采购管理办法采购管理。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。
3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:
3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;
3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时;
3.3、现场调试期间临时急需材料采购;
3.4、1000元以下的零星采购
第十二条进度控制及异常反馈
1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。
2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。
第十三条质量评价
就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。
第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。
第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。
第二十六条本办法自公布日起执行
材料采购管理制度13
第一章总则
第一条为规范装饰材料的采购工作,提高采购效率,特制订本制度。
第二条本制度适用于装饰公司、采购管理中心。
第二章物资请购流程
第三条装饰材料主材料类包括常规物资与非常规物资,常规物资指市场正常生产销售的标准产品,如木工板、油漆、大理石、卫生洁具、家用电器、墙纸等。非常规物资指特殊产品(非标准产品、定制产品)或公司规定需要特殊审批的物资项目,包括:部分灯具、家具等。
(一)装饰项目部材料计划人员依据图纸计算出材料需求计划,并将材料的名称、数量、质量等要求填写公司统一发放的请购单。在请购单中还需填写清楚所要请购物资的规格型号、单位、数量、请购周期等,并要求材料保管员签字确认数量。装饰公司或项目部负责人对请购单予以审核,如无问题应签字确认。请购单上要有计划人、项目部负责人、材料保管员的签字。最后把请购单交到采购管理中心。
(二)对于有图片、样品的材料,计划人须将样品提交到采购管理中心,接收人员须签字确认。对于特殊情况(如大型设备或正在使用等)无法提供样品的,可由采购管理中心派相关采购人员去看样。请购时间从下单日的次日开始算起。
(三)若对材料的到货时间有特殊的要求,如:需要分批到货或特定时间到货等,务必要在请购单上标注清楚。
(四)对于涉及到设计、技术等细节问题的大型材料(如:中央空调等),若需要我司确定主机位置或其他技术参数等,则采购管理中心人员一律找装饰项目部负责人对接,由装饰项目部负责人或装饰公司老总限期内给予明确答复,否则因此延误工期由装饰公司承担。
第四条相关物资采购周期规定
(一)在整个项目施工前30个工作日,装饰公司须把该项目的施工图、材料计划书和材料样板提交给采购管理中心,以便采购员提前做好相关的市场调查和信息收集。同时,还须提交整个项目设计的光盘等。
(二)在一般的情况下,相关装饰材料的采购周期为:
1、木材类、饰面板、木地板类:可现货采购的,第一次周期为7个工作日,以后按合同执行,若需特殊订货则周期为15个工作日。
2、木线条:定制周期视复杂情况而定,一般采购周期为10个工作日,特殊情况除外。
3、油漆材料:现货采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行,定货的除外。
4、钢材、钢板类:采购周期为7个工作日。
5、黄沙、水泥、石子等:第一次采购周期为7个工作日,以后按合同执行。水泥预制品的供货周期为30个工作日。
6、瓷砖类:可供现货的采购周期为10个工作日。大理石现货采购周期为20个工作日,非现货采购的周期为40个工作日。
7、电线电缆:采购周期为7个工作日,以后按合同执行;
8、pvc穿线管、upvc排水管、ppr给水管:采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行。
9、开关面板、断路器、常规型号的成品灯具、五金类材料:采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行。
10、成品洁具、五金类:常规型号,现货采购周期为15个工作日。
11、定制地毯、灯具、家具的周期为60个工作日,进口墙纸等进口类物资视情况而定,一般不低于60个工作日。
(三)对于需要寻找替代物资的材料有如下要求:
1、若因原设计要求的物资价格太高或国内市场根本无货,则采购管理中心在接到装饰公司正规的请购单后10个工作日内必须向装饰公司相关人员反馈意见,经大家共同协商确认寻找替代品。
2、确认需要寻找替代品后,采购管理中心人员再次调查市场,并把相关的替代品交给装饰公司项目部和装饰公司总经理确认。
3、装饰公司确认替代品后20个工作日内到货。
第五条采购材料的检验流程
(一)材料验收
1、验证产品质量证明文件是否合格,如发现质量证明文件内容有缺陷或不合格的,按不合格品处置。
2、质量证明文件验证合格,但材料验收不合格时,按不合格品处置。
3、验收合格的材料,要及时缴库。
4、对所有检验不合格的材料,采购人员要及时退货。
5、材料数量由材料保管员负责,质量由项目部材料验收人员负责,如合格则材料保管员、验收人员、采购人员在缴库单上签字,之后项目负责人签字确认。
(二)材料复检
1、对在质保期内有疑问的材料,合同双方应进行抽检,并共同送法定检测单位复检,供应商应承担使用后质保期内任何时候检测、评估的责任。
2、复检合格的材料,可以继续使用;经复检不合格的材料,拿到复检报告后按不合格品处置。
第六条发票批报流程
(一)发票由采购管理中心相关采购人员进行报销,并随发票提供如下材料:
1、缴库单:必须经材料保管员、材料验收员、采购员签字,最后项目负责人签字确认;
2、发票:必须有采购材料的清单,金额要和实际到位的材料相符。
3、评审盖章的有效合同;
(二)采购员首先把配好缴库单和合同的发票交给项目负责人签字审核,之后再交到装饰公司财务处对手续齐全的发票进行核销。审核完毕后,若是采购员现金采购则冲抵采购员的财务借款,若是供应商垫付资金则自动进入账期,期满后进行付款。如发票不合格,退回采购员重新处理。
(三)帐期满后若该笔业务无任何遗留问题,则由采购员做资金计划单交给相关人员审批付款。
第三章附则
第七条本制度实施后,前期相关规定和制度自行终止。
第八条本制度经相关领导审批后生效,执行监督权归采购管理中心和总经办。
材料采购管理制度14
为了加强公司材料采购和出入库的管理，充分发挥经费使用效益，减少不必要的支出和浪费，按照节省节约的原则，规范材料的采购、入库、出库的工作程序，建立科学有效的管理制度，特制定本规定。
一、采购
（一）采购原则：
公司设专职人员进行材料采购，采购人员在对材料市场进行调查了解的基础上，保证以低价购入，并要保证材料的质量。对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购，每月集中采购1—2次，其他零星使用的材料，尽可能做到按批次采购。公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划。在填写《材料采购申请表》时要注明材料用途。采购员要严格按照领导审批的《材料采购申请表》进行采购，未经审批的不得私自采购。材料需求部门要配合采购员进行采购，以保证采购的材料的种类和型号相符。
（二）采购程序：
1、材料需求部门必须填写《材料采购申请表》，须履行部门主管和总经理审批签字手续，然后交给采购员，由采购员安排统一进行采购。
2、采购员在采购前必须持《材料采购申请单》与保管员的库存帐核对，确定库中没有留存方可进行采购。
（1）采购计划审批：采购资金每次在5000元以上原料或辅料，应提前10天提出采购计划，经总经理审批。采购资金每次在1000元以上原料或辅料，应提前5天提出采购计划，经总经理审批。
（2）确定供应商：采购资金每次在5000元以上，至少要确定没有关联关系的供应商3家以上；采购资金每次在1万元以上或每月累计在20万元以上的单项原料或辅料，至少要确定没有关联关系的供应商5家。同时，将所有供应商的名称、地址、联系电话、联系人、负责人、销售的产品名称等详细资料交物资主管存档。
（3）确定采购价格：选择性价比最高的供应商，经公司总经理审批后签订合同，实施采购。
（三）审批权限：凡申请进行采购的，填写的《材料采购申请表》先由部门主管批准后，然后报总经理签批；对于急需材料，可先报总经理，同意后先行采购然后再补办手续。
二、入库的办理
采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员，仓管人员对照《材料采购申请单》和采购发票按类进行数量清点，确定无误后在发票上签字，然后按品名、型号、单价等进行详细入帐。填写入库单（一式二联）一联由库管保存，一联交给财务做账。
（一）、采购后进行入库登记。
1、货物验收：采购回库房的货物，至少有2人参加验收并签字。库管员负责验收数量，并保存相关技术资料，经办人负责货物质量并验收。供货商的送货单上必须有以上二人的验收签字，货物在验收的二人到齐（如因公出差，则可由其主管代替）以后方可下车。
2、货物入库：到库房的货物，填写入库单，登记入账。只有入库以后的物资，方可投入生产使用。财务才可入账和支付货款。入库单一联由库房保管，一联由财务保管。
（二）、货款支付：
1、单次购货金额在1000元以下的，填制付款申请单据经会计审核→公司总经理审批→出纳付款。
2、单次购货金额在5000元以上的，填制付款申请单据经会计审核→公司总经理审批→出纳付款（转账方式付款）。
三、材料领用出库的办理
材料需求人员根据施工项目或维修项目填写“出库单”，凭“出库单”到仓库领取材料，领料单上必须有材料领取人、部门主管和总经理签字，手续不全一律不允许办理出库。如遇特殊情况需要与部门主管和总经理以短信的形式报备，同意后方可领取材料，在领用材料后的2个工作日内补全相关手续，否则造成的经济损失当事人个人承担。
四、相关要求
（一）维修应急材料，备用量未经允许不得超量，如有发现，追究当事人和部门领导的责任。
（二）工具类材料各部门要建立档案记录，保管员在出库时也要建立备查帐。
（三）对于易损材料和工具出库时，要严格执行以旧换新制度。
（四）要严格执行材料采购审批手续，凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的，在发票上不予签字。
（五）材料采购，正常情况下，至少有两位经办人参加，其中一位应是材料需求部门业务精通人员，采购员要做到货比三家，优中选优，严禁将质次价高的材料购入公司。
（六）采购工作中，要严禁虚开发票，抬高价格吃回扣等损公肥私现象，如有发生，要严厉处罚。
（七）材料采购要在5日内结算，要履行完所有签字与报销手续，对借款余额及时返回财务。
（八）仓库保管员一定要严格履行出入库手续，切实做到帐物相符，未经主管负责人允许，不得将材料占为己有或转借他人使用，否则，要进行严肃处理。
（九）领料人员严格履行领取手续，不得虚领、冒领，更不能占为己有，否则，需进行经济处罚。
（十）各部门人员要以身作则，注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口，否则，要追究相应的领导责任。
XXXXX有限公司
材料采购管理制度15
一、
1、为进一步规范公司采购行为，加强流程管理，特制定本暂行管理办法。
2、工程部，项目部、财务部在工程采购中分别承担相因责任，及时处理采购流程中所具体负责的工作内容。
3、各施工项目自开工前的备料及施工过程中的采购、入库、验收等均执行本办法。
二、
1、各项目均应求近采购，能在本地市场建立良好供应商的，价格相差不大的，均在本地市场采购。
2、“直供”减少采购环节，一步到位，直接与厂商、一级代理商建立供求关系。
3、“询价、比价、论价”询价、比价必须三家以上。
三、
1、制定材料采购计划
①项目中标后，项目部应根据中标价向财务部递交成本预算表，并编制该项目总体采购计划。
②项目部按照总采购计划结合现场施工进度，详细、全面分解“月计划”以及10天一个周“询计划”。
③零星采购计划要总体控制，月度不超4次，特殊情况除外。
1 ④项目部要提前10天送交采购计划表到工程部。
2、工程部接到采购计划后应认真审核采购数量、品牌、质量标准、到货日期，并考虑实际情况，着手在已建立供方名录中选择供应商进行询价、比价。如采购计划有不可执行性项目，应以书面形式（或邮件）向总经理反馈，以便及时调整计划。
3、采购金额达1千元以上，必须签订采购合同，经盖章后视为有效合同，可执行合同，经办人负责跟进，督促供应商按期到货。
4、国外现场借支采购的材料，应向公司提出书面申请，经总经理审批。并向财务部提供采购发票。
四、
1、签订采购合同时，合同中注明各方经办人姓名、联系电话。
2、合同预付款不得超过合同总价的20%，采购合同总价超过100,000.00元以上的必须在合同中约定5%质保金。
3、申请盖章必须由供应商先盖章后，再填制盖章申请表。
4、采购合同一式三份，供应商、工程部、财务部各执一份。
五、
1、工程部应于每月25日前向财务部提供下月资金计划表。
2、各供应商结算材料款时同时提供发票、供送货单作为结算凭证。
3、付款需填制付款通知书，注明合同金额、已付金额、本次申请金额，由分管领导签字审批。
六、
2
1、采购人员收货时应根据收货清单逐一核对材料数量、规格、型号、品牌。
2、不合格材料，严禁办理收货手续,一经发现处以材料金额2倍以上。
3、采购人员对进场不合格材料，达不到采购计划质量的或发错货的，应及时与供应商联系，组织退货，查明原因，对供应商故意行为，要停止其后一切经营往来，列入黑名单。
七、
1、对已超过成本预算的采购，有现场指令单的应及时递交给财务部。
2、对已超过成本预算的采购，没有现场指令单的，项目部应出具书面报告，报总经理审核。